De mythe van teamdoelen
Herken je dit:
Aan het begin van het jaar ga je met je team gesprek over de vraag:
– wat zijn dit jaar onze teamdoelen?
– Waar gaan wij dit jaar als aan werken?
En dat je dan met elkaar een plan maakt wat na een paar maanden al in een la verdwijnt… Aan het eind van het jaar pak je de teamdoelen er weer bij en zegt: “oh ja, dat waren onze teamdoelen”.
Veel teams gaan elk jaar weer netjes aan de slag met het formuleren van teamdoelen. In de praktijk komt daar soms maar weinig van terug.
Teamdoelen voelen als een moetje…
Vaak moet je dit gesprek samen voeren als onderdeel van de HR cyclus. Het is een manier om ‘innovatie’ en ‘continu leren’ makkelijk te managen. Iedereen werkt aan ontwikkeling, dus V Check op lerende organisatie!
Maar zo werkt het helaas niet. En dat is een hardnekkige mythe om te doorbreken…
Wat is het probleem met teamdoelen?
Teamdoelen zijn vaak abstract, groots en oninteressant voor teamleden zelf.
En wij mensen zijn van nature heel slecht in het bedenken van oplossingen voor grote, abstracte vraagstukken.
Wat werkt wel? Sprinten op relevante thema’s
Kort-cyclisch werken aan relevante, concrete en behapbare doelen:
- Relevant: In het moment ontstaan, vanuit concrete frustraties of kansen ervaren in de dagelijkse werk
- Concreet: zo geformuleerd dat je een duidelijk beeld hebt van welk probleem wordt op gelost en wat het resultaat teweeg moet brengen
- Behapbaar: Binnen een periode van 2 a 3 maanden realistisch te realiseren
Hoe ziet sprinten in de praktijk eruit?
Ik sprak van de week een klant en die vertelde mij dat zij op een hele andere manier aan de slag zijn met teamdoelen. Simpel gezegd: zijn gestopt met het jaarlijks formuleren van teamdoelen. In plaats daarvan werken ze met sprints van 10 weken, waarin ze hun onderwerp oppakken wat op dat moment relevant voor hen is.
Een sprint is een korte, tijdsgebonden periode waarin een groep intensief werkt aan een specifiek doel of project om een meetbaar resultaat te behalen.
Voorbeelden van onderwerpen die zij in een sprint oppakken zijn:
- Vergaderingen effectiever maken (want ze kosten ons te veel tijd).
- Afstemming tussen lessen verbeteren (want ze sluiten niet altijd goed op elkaar aan, horen we van studenten).
- De werkplaatsen beter betrekken in projecten (want we horen dat daar kansen liggen).
Let op: dit zouden zomaar teamdoelen uit een gemiddeld Teamplan kunnen zijn. Echter, de aanvliegroute om ze te kiezen en hoe eraan te werken zijn fundamenteel anders.
Uit deze voorbeelden komt mooi een van de belangrijkste succesfactoren naar boven: het zijn stuk voor stuk onderwerpen die naar boven komen in de dagelijkse praktijk en relevant zijn voor het team of de klant.
Het zijn onderwerpen die gezamenlijke aandacht nodig hebben, projecten waar je met een clubje aan moet werken.
Van spanning naar teamdoel op het ontwikkelwensenlijstje
Als deze ideeën naar boven komen, schrijven ze er een kort verhaaltje over en zetten deze op een ontwikkelwensen-lijstje. Dit is een overzichtje van doelen om aan te werken.
Elke 10 weken bepalen ze met elkaar welke ontwikkelwensen de meeste prioriteit hebben. Per ontwikkelwens formuleren ze een haalbaar en realistisch doel wat ze in 10 weken kunnen behalen.
Vervolgens kijken ze welke teamleden daar talent of energie of zin in hebben om mee aan de slag te gaan. Ze spreken met elkaar af hoe ze daar de komende tijd aan gaan werken en hoe ze het team op de hoogte houden van de voortgang.
Vaak lopende twee of drie sprints parallel aan elkaar in dit blok van 10 weken.
Tussentijdse sprintoverleggen
In speciale bijeenkomsten – zogenaamde sprint overleggen – praten ze elkaar als team bij over de voortgang en vragen ze input op om verder te gaan. En het eind van de 10 weken kijken ze met elkaar naar het resultaat en checken ze of doel behaald.
Op deze manier werken zij aan teamdoelen en aan het ontwikkelen van het team. En dan vooral op punten die voor teamleden (en vaak dus ook voor klanten) relevant zijn en in dagelijkse werk naar boven komen.
Wat is het effect van deze manier van werken
Mijn klant gaf aan dat ze als team veel projecten tegelijk kunnen oppakken. Teamleden zijn blij dat ze gestopt zijn met de jaarlijkse poppenkast van de Teamdoelen en het TeamOntwikkelPlan.
De directie is erg tevreden met de voortgang van de team en is aan het kijken of andere teams ook starten met deze vorm van kort-cyclisch ontwikkelen – of sorrie, in gewone mensentaal – met Sprinten!
WERKVORM: Sprinten met je team
Voorbereiding: creëer een wensenlijstje
In het dagelijkse werk komen spanningen naar boven. Een spanning is een frustratie of een kans. Het kan over van alles gaan: iets in de onderlinge afstemming, onhandige communicatie richting klanten of overleggen die weinig opleveren. Houdt een lijstje van deze vraagstukken. Stuk voor stuk potentiële projecten om samen energie in te steken.
Het voordeel van deze manier van werken is dat de teamdoelen die hieruit ontstaan uit het team komen. Ze zijn relevant, concreet en hebben direct waarde voor het team.
Elke 10 weken
Kom als team (bijvoorbeeld) elke 10 weken bij elkaar om de sprint voor de komende 10 weken af te spreken. Pak het lijstje erbij en bespreek welke project jullie de komende 10 weken willen gaan oppakken.
- Benoem een concreet en haalbaar doel
Bijvoorbeeld: Opdrachten op 1 plek en op een overzichtelijk manier weergeven, zodat we van elkaar weten wie met welke klanten bezig is en wat de eerstvolgende actie is. - Bepaal vervolgens wie de leiding gaan nemen in het project. Dit betekent dat zij het voortouw nemen om het project op te starten en uit te werken.
- Doe een brainstorm met het team om de projecteigenaren alvast input mee te geven.
Met deze informatie kunnen zij aan de slag.
Tussentijds sprintoverleg
Plan elke 4 weken een overlegmoment waarin je de lopende projecten langs loopt:
1. geef en update van het project
2. geef aan welke keuzes je gemaakt hebt en wat het opgeleverd heeft.
3. geef aan welke vragen leven en vraag input aan het team voor vervolg.
Eindevaluatie
Na 10 weken kom je bij elkaar om de resultaten van de sprint te bespreken.
Note: uiteraard kun je deze eindevaluatie combineren met het starten van een nieuwe sprint.
TeamQ TeamBelevingsonderzoek
Wil je weten hoe jouw team ervoor staat op de 4 dimensies van effectieve teams? Ga dan direct aan de slag. Vul hier je naam en e-mailadres in en wij sturen je een link waarmee je ons TeamBelevingsonderzoek voor jezelf kan invullen.
Check
it out!
Auteur: Thijs Rijnbergen, MSc
Over de auteur
Thijs Rijnbergen is opgeleid als Organisatiepsycholoog. Hij is gespecialiseerd in het ontwikkelen van teams en organisaties. Hij begeleidt teams en leiders in het vinden van hun weg naar autonomie en eigenaarschap.
Thijs is samen met Jaco van der Schoor auteur van Tools voor Teams.
Hij combineert verschillende opleidingen waaronder Transactionele Analyse, Deep Democracy (Level 4), Systemisch werken, Holacracy Practitioner en Sociocratie 3.0 om aan te sluiten bij de structuur, cultuur en dynamiek van de organisaties die hij begeleidt.
