Gemeente Katwijk zet medewerkers aan het roer van zelforganisatie
De Gemeente Katwijk werkt aan een ambitieuze transitie naar zelforganiserend werken. Om inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken en concrete ontwikkelstappen te bepalen, koos de organisatie voor de ZelforganisatieScan van TeamQ. Deze scan, specifiek afgestemd op de werkomgeving en doelen van de gemeente, bood medewerkers en teams een waardevol reflectiemiddel. Het uitgangspunt: waar staan we al sterk en welke aspecten verdienen verdere aandacht?
Zorgvuldigheid, maatwerk en waardevolle inzichten
Het traject begon met het ontwikkelen van een basisvragenlijst, die in samenwerking met cluster managers en een ontwikkelgroep werd aangescherpt. Door interviews en feedbacksessies werden de thema’s afgestemd op de context en behoeften van de teams.
Dankzij een flexibele aanpak – waarbij teams zelf het moment van invullen bepaalden – werd een respons van maar liefst 85% behaald. Heldere communicatie, een actieve rol van de cluster managers en een gebruiksvriendelijke opzet van de scan droegen bij aan dit succes. Het proces leidde niet alleen tot een hoge betrokkenheid, maar ook tot waardevolle inzichten en teamgesprekken.
“De samenwerking met TeamQ werd gekenmerkt door zorgvuldigheid en maatwerk.”
Ron Hersbach
Clustermanager Gemeente Katwijk
Wat is het resultaat
De resultaten van de ZelforganisatieScan gaven de Gemeente Katwijk waardevolle inzichten in de prestaties van hun teams en de stappen die nodig zijn om zelforganiserend werken verder te versterken. De uitkomsten fungeerden als basis voor gerichte verbeterplannen en versterkten niet alleen de samenwerking, maar ook het bewustzijn en de motivatie binnen de teams.
De ZelforganisatieScan van Gemeente Katwijk brengt de volgende thema’s in kaart
Zelforganisatie en persoonlijk leiderschap
Hoe staan medewerkers tegenover zelforganiserend werken? Is het concept helder en wordt het gedragen binnen teams?
Kaders en besluitvorming
Zijn verantwoordelijkheden duidelijk belegd, en voelen medewerkers zich gesteund om zelfstandig beslissingen te nemen?
Teamontwikkeling
Hoe verloopt de samenwerking binnen teams? Is er sprake van een open feedbackcultuur en ruimte voor leren en experimenteren?
De rol van het management
Worden medewerkers voldoende ondersteund en uitgedaagd om zelf verantwoordelijkheid te nemen?
Zelfstandig handelen
In hoeverre ervaren medewerkers de vrijheid en de veiligheid om zelfstandig te opereren in hun werk?
Transitiebeleving
Hoe ervaren medewerkers de overgang naar (meer) zelforganiserend werken?
Hoe werkt de inzet van de ZelforganisatieScan
Basis workflow
Vragenlijst invullen
Op het moment dat de scan wordt uitgezet in een team, ontvangt elk teamlid via e-mail een uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst.
Persoonlijk rapport via e-Mail
Na het invullen ontvangt hij of zij direct een overzicht van de eigen antwoorden in een persoonlijk rapport toegestuurd via e-mail. Handig om je eigen antwoorden later nog terug te kunnen lezen.
Teamdashboard en Teamrapport
Elk onderzoek heeft een onderzoeksleider. Dit kunnen bijvoorbeeld de clustermanager of coordinator zijn, de HR Businesspartner en/of de interne ontwikkelcoaches. Deze onderzoeksleider(s) krijgen bij het uitzetten van een onderzoek direct toegang tot een teamdashboard met het onderzoek van dat team. Hier kunnen zij de voortgang van elk onderzoek zelf volgen en de Teamrapportage downloaden.
Van inzicht naar beweging in gesprek
Vanuit het teamrapport wordt er in de teams een gesprek gestart over de sterke en te ontwikkel punten van zelforganisatie. Teamleden formuleren samen het verhaal van het team. De informatie uit de teamrapportage biedt een taal en reikt onderwerpen aan waar je het allemaal over kan hebben. De resultaten van het onderzoek geven teamleden inzicht in welke zaken goed op orde zijn (groen), welke wellicht aandacht nodig hebben (oranje) en waar echt werk aan de winkel is (rood). Ook wordt zichtbaar waar teamleden heel verschillend over denken. Juist in het aangaan van de dialoog hierover ontstaat een collectief bewustzijn op wat nodig is om het zelforganiserend vermogen van de teams te versterken.
Diepgaande analyses voor betere teamontwikkeling
Bij TeamQ kijken we verder dan alleen de cijfers. Naast de stellingen biedt onze ZelforganisatieScan ruimte voor open vragen, waarmee we onderliggende dynamieken binnen teams, units of afdelingen blootleggen. Door de antwoorden op de open vragen te koppelen aan de resultaten van de gesloten vragen, maken we een diepgaande analyse van wat er écht speelt binnen de organisatie.
Deze aanpak geeft niet alleen inzicht in patronen en specifieke voorbeelden, maar biedt ook praktische adviezen om hierop in te spelen. Wij vertalen deze inzichten naar concrete aanbevelingen voor leiderschap en HR, zodat zij de juiste interventies kunnen inzetten om teams te ondersteunen in hun ontwikkeling. Bovendien leveren we groepsrapportages op, bijvoorbeeld op unit- of afdelingsniveau, waarmee je gericht stappen kunt zetten naar een meer zelforganiserende organisatiecultuur.
Voor Gemeente Katwijk leveren deze analyses waardevolle inzichten voor leiderschap in deze transitiefase.
TeamQ is blij dat wij een bijdrage mogen leveren om het werken bij de Gemeente Katwijk leuker en zelfstandiger te maken.
Auteur: Thijs Rijnbergen, MSc
Over de auteur
Thijs Rijnbergen is opgeleid als Organisatiepsycholoog. Hij is gespecialiseerd in het ontwikkelen van teams en organisaties. Hij begeleidt teams en managers in het vinden van hun weg naar gezonde en succesvolle samenwerking.
Hij combineert verschillende scholen waaronder Transactionele Analyse, Deep Democracy (Level 4), Systemisch werken, Holacracy Practitioner en Sociocratie 3.0 om aan te sluiten bij de structuur, cultuur en dynamiek van de organisaties die hij begeleidt.
Wil jij ook aan de slag met het evalueren en ontwikkelen van zelforganisatie?
Neem contact op met Thijs en verken de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een ZelforganisatieScan op maat voor jouw organisatie.
