Avans gaat voor duurzame ontwikkeling
Avans Hogeschool kiest voor een inrichting met zelforganiserende teams. Een team met veel autonomie kan namelijk snel inspelen op veranderingen in de omgeving. Steeds meer teams voelen de behoefte om met elkaar te reflecteren op wat al goed gaat en waar de verbeterkansen liggen, als het gaat om zelforganisatie.
2022 heeft TeamQ in samenwerking met de HR Professionals van Avans, de Avans ZelforganisatieScan ontwikkeld. Deze scan is gebaseerd op de basisvragenlijst Zelforganisatie van TeamQ, en aangepast op relevante taal, inrichting en thema’s van Avans.
Het doel van de Avans ZelforganisatieScan is om teams, directies en HR Business Partners inzicht te geven in de sterke kanten en ontwikkelpunten van zelforganisatie in hun team(s) en academie. Dit doen we door de mening van medewerkers over 10 thema’s rondom de Vier Dimensies van Effectieve Teams in kaart te brengen. Hiermee wordt inzichtelijk wat teamleden goed vinden gaan en welke knelpunten zij op dit moment ervaren.
De Avans ZelforganisatieScan brengt de volgende thema’s in kaart
Doelen en resultaten
Hebben wij duidelijke teamdoelen, zijn ze haalbaar, krijg ik er energie van, gaan we ze halen, worden ze geëvalueerd?
Inrichting
Hebben we een duidelijke rolverdeling, zijn verantwoordelijkheden helder, is er voldoende tijd om rollen uit te voeren?
Teamoverleg
Zijn teamoverleggen goed gestructureerd, is er een duidelijke rolverdeling, levert het voldoende concrete resultaten, worden ze geëvalueerd?
Communicatie
Zijn we open en eerlijk naar elkaar, voel ik mij vrij om me uit te spreken, ben je tevreden met de manier waarop we met elkaar communiceren?
Samenwerking
Stemmen we werkzaamheden goed af, heerst er een prettige sfeer, geven en vragen we feedback, benutten we talenten, lossen we problemen in de samenwerking zelf op?
Besluitvorming
Zijn er afspraken over hoe we als team besluiten nemen, nemen we hier voldoende tijd voor, is het duidelijk waarover we mogen beslissen, worden afspraken nagekomen?
Teamleren
Experimenteren we met nieuwe manieren van werken, evalueren we onze samenwerking, leren we van elkaar, vieren we successen?
Rol van de directie
Is de rol van directie bij zelforganisatie duidelijk, krijg je voldoende kaders, ondersteuning, richting en handelsruimte? Stimuleert de directie ons om zelf uitdagingen te signaleren en met oplossingen te komen?
Opleidingscoördinator
Is deze rol (indien aanwezig) bij zelforganisatie duidelijk, krijg je voldoende ondersteuning, richting, stimulans tot eigenaarschap en handelsruimte?
Samenwerking met de omgeving
Is er voldoende afstemming tussen teams binnen de academie/diensteenheid, zoeken wij zelf actief contact, maken wij voldoende gebruik van feedback van buiten het team?
“Wij gebruikten de scan als nulmeting en daarna herhaaldelijk om de ontwikkeling van het team inzichtelijk te maken. In mijn huidige team van kwaliteitsadviseurs hebben we de scan nu eenmaal toegepast. Concrete afspraken over het vervolg hebben we nog niet gemaakt, maar ik zou de scan graag vaker inzetten. Bijvoorbeeld na driekwart jaar.”
Medewerker van de Avans Academie voor Ondernemerschap, Marketing en Innovatie
Hoe werkt de inzet van de Avans ZelforganisatieScan
Basis workflow
Vragenlijst invullen
Op het moment dat de scan wordt uitgezet in een Academie, ontvangt elk teamlid via e-mail een uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst.
Persoonlijk rapport via e-Mail
Na het invullen ontvangt hij of zij direct een overzicht van de eigen antwoorden in een persoonlijk rapport toegestuurd via e-mail. Handig om je eigen antwoorden later nog terug te kunnen lezen.
Teamdashboard en Teamrapport
Elk onderzoek heeft een onderzoeksleider. Dit kunnen bijvoorbeeld de interne of externe teamcoach zijn, de HR Businesspartner en/of de Portefeuillehouder Teamzaken. Deze onderzoeksleider(s) krijgen bij het uitzetten van een onderzoek direct toegang tot een teamdashboard met het onderzoek van dat team. Hier kunnen zij de voortgang van elk onderzoek zelf volgen en de Teamrapportage downloaden.
Van inzicht naar beweging
In gesprek
Vanuit het teamrapport wordt er in de teams een gesprek gestart over de sterke en te ontwikkel punten van zelforganisatie. Teamleden formuleren samen het verhaal van het team. De informatie uit de teamrapportage biedt een taal en reikt onderwerpen aan waar je het allemaal over kan hebben. De resultaten van het onderzoek geven teamleden inzicht in welke zaken goed op orde zijn (groen), welke wellicht aandacht nodig hebben (oranje) en waar echt werk aan de winkel is (rood). Ook wordt zichtbaar waar teamleden heel verschillend over denken. Juist in het aangaan van de dialoog hierover ontstaat een collectief bewustzijn op wat nodig is om het zelforganiserend vermogen van de teams te versterken.
Creëer een ontwikkelcyclus
Zelforganisatie valt of staat met intrinsieke motivatie en eigenaarschap. Binnen Avans krijgen medewerkers de ruimte om het vergroten van het zelforganiserend vermogen van het team op eigen wijze vorm te geven. In de academies wordt gezorgd voor tijd, mandaat en de gewenste ondersteuning om te gaan experimenteren. Een valkuil bij ontwikkeling is om een groots en meeslepend plan uit te denken. Mensen gaan ervanuit dat ze goed kunnen bedenken hoe iets zal gaan werken. De praktijk blijkt vaak een stuk weerbarstiger. Daarom wordt kort-cyclisch ontwikkelen gestimuleerd en aangeleerd. Vanuit een heldere ontwikkelfocus experimenteren, evalueren en een eerstvolgende stap te bepalen.
Leiderschap voorop
Ook geeft de Avans ZelforganisatieScan directie en HR Business Partner inzicht en waardevolle ideeën om hun eigen rol binnen zelforganisatie te versterken. Bijvoorbeeld door het creëren meer helderheid over kaders, doelen en het verbeteren van de afstemming tussen teams en directie.
Zo versterk je samen continu en duurzaam het zelforganiserend vermogen van teams binnen Avans.
Auteur: Thijs Rijnbergen, MSc
Over de auteur
Thijs Rijnbergen is opgeleid als Organisatiepsycholoog. Hij is gespecialiseerd in het ontwikkelen van teams en organisaties. Hij begeleidt teams en managers in het vinden van hun weg naar gezonde en succesvolle samenwerking.
Hij combineert verschillende scholen waaronder Transactionele Analyse, Deep Democracy (Level 4), Systemisch werken, Holacracy Practitioner en Sociocratie 3.0 om aan te sluiten bij de structuur, cultuur en dynamiek van de organisaties die hij begeleidt.
Wil jij ook aan de slag met het evalueren en ontwikkelen van zelforganisatie?
Neem contact op met Thijs en verken de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een ZelforganisatieScan op maat voor jouw organisatie.
