Waarom overleg vaak energie kost in plaats van oplevert

Ken je dat gevoel, dat je uit een overleg komt en denkt: “Wat hebben we nou eigenlijk besloten?” Of erger nog: “Waarom zaten we hier eigenlijk bij elkaar?” Je bent niet de enige. Veel teams zuchten onder eindeloze vergaderingen die weinig opleveren. En dat terwijl goed overleg juist richting, verbinding en energie zou moeten geven.

Neem Team Financiën. Elke maand zaten ze trouw om tafel. Iedereen met een lijstje, een paar cijfers op het scherm, en discussies die alle kanten op gingen. Deadlines werden niet gehaald, frustraties liepen op. En niemand begreep waarom ze bleven vergaderen zoals ze deden.

Wat is goed overleg eigenlijk?

Daar begint het mee: Wat ís voor jullie een goed overleg? Vraag het aan tien mensen en je krijgt tien antwoorden. Voor de een draait het om structuur, voor de ander om ruimte voor verbinding. Maar pas als je deze beelden expliciet maakt, kun je iets verbeteren.

Inhoudsopgave

In dit artikel vind je een praktische routekaart om je overleg stap voor stap te verbeteren. We bouwen het op vanuit drie logische bouwblokken, die op elkaar voortbouwen:

1. Begin altijd bij het doel van het overleg
   Wat wil je met dit overleg bereiken? Pas als dat helder is, kun je de rest zinvol inrichten.
2. Daarna kijk je naar de inrichting van het overleg
   Welke structuur, rolverdeling en werkvormen passen bij jullie doelen?
3. Tot slot werk je aan gedrag in het overleg
   Want zelfs met een goed doel en strakke structuur, valt of staat het overleg met hoe mensen zich gedragen.

Voor elk onderdeel vind je in dit artikel een uitgewerkte werkvorm. Daarmee kun je als team direct aan de slag – concreet, simpel en stap voor stap. Ons advies: volg de volgorde zoals hierboven. Begin bij het doel, dan de inrichting, en sluit af met gedrag. Zo maak je overleggen effectiever, leuker én meer van het team zelf.

Top5 frustraties in overleggen

Een gebrek aan een goede moderator of facilitator wordt als een van de grootste frustraties ervaren, omdat dit leidt tot onevenwichtige deelname en inefficiënte discussies.

Onderzoek van Tredion laat zien dat 50% van de vergaderingen te laat begint, wat resulteert in frustratie en verminderde effectiviteit. ​

Bijna de helft (48%) van de Vlaamse bedienden ergert zich aan het uitblijven van duidelijke beslissingen tijdens vergaderingen. Dit leidt tot herhaling en gebrek aan voortgang.

39% van de assistenten en secretaresses ervaart volgens onderzoek van SecretaresseNet chaotische communicatie als grootste frustratie, gevolgd door slechte voorbereiding (30%) en niet-voltooide actiepunten (26%). ​​

33% van de deelnemers in een onderzoek van vergaderjezelfgelukkig.nl vindt het frustrerend wanneer eerder besproken onderwerpen opnieuw worden aangekaart zonder nieuwe inzichten.

Aan de slag met het verbeteren van je overlegcultuur

Maak het doel van overleg expliciet

Wat wil je eigenlijk bereiken met dit periodieke overleg? Die vraag lijkt simpel, maar wordt zelden gesteld. Toch is dit de basis.

Werkvorm: Formuleer de doelen van je overleg

Doel: Teamleden denken samen na over wat het overleg hen moet opleveren. Zo voorkom je dat je elkaar ‘gewoon’ elke maand spreekt zonder dat duidelijk is waarom. Door de doelen te benoemen, creëer je richting en kun je een passende agenda en structuur ontwerpen.

Werkwijze:

1. Zet de centrale vraag op het bord of de flip-over: “Wat moet dit overleg ons opleveren?”
   Geef iedereen even tijd om hier individueel over na te denken en laat ze elk 2 à 3 post-its schrijven met korte antwoorden.
2. Verzamel en groepeer de input op een groot vel of whiteboard
   Laat iemand de post-its hardop voorlezen. Zijn er doublures? Hang ze bij elkaar. Zijn er opvallende verschillen? Benoem ze.
3. Stap 3: Bespreek en verfijn de clusters tot heldere doelen
   Stel per groepje post-its de vraag: “Hoe kunnen we dit samenvatten als doel voor dit overleg?” Schrijf samen 3 tot 5 doelen op die voor iedereen herkenbaar zijn. 

Creëer een overlegstructuur die aansluit op de doelen van het overleg

Een overleg zonder structuur is als een voetbalwedstrijd zonder lijnen. Iedereen loopt door elkaar, niemand scoort.

Een overleg werkt pas goed als de structuur klopt én als duidelijk is wat je van elkaar mag verwachten. In deze stap werk je daarom aan twee onderdelen:

1. De structuur van het overleg
Welke onderdelen staan er standaard op de agenda? Hoe bespreken we die punten op een manier die past bij het doel? En hoe zorgen we dat we tempo houden, besluiten nemen en ruimte geven aan wat er toe doet? Door als team de overlegstructuur te ontwerpen, maak je het overleg overzichtelijk en doelgericht.

2. De Rol van voorzitter en deelnemer
Een goede structuur alleen is soms niet genoeg. De manier waarop mensen zich gedragen in het overleg is minstens zo belangrijk. Wat verwachten we van de Voorzitter of Facilitator? En wat van ieder Teamlid dat aan tafel zit? Door samen deze rollen te beschrijven, creëer je helderheid en geef je legitimiteit om elkaar te helpen, te begrenzen of bij te sturen – op een manier die bijdraagt aan een goed overleg.

Werkvorm 1: Overlegstructuur verbeteren

Doel: Een overleg wordt pas echt effectief als de inrichting ervan aansluit bij de doelen. In deze werkvorm maak je als team afspraken over de rol van voorzitter en deelnemer, de structuur per agendapunt en bijbehorende spelregels, zodat het overleg helder, prettig en doelgericht verloopt.

Werkwijze:

Formuleer samen de doelen van het overleg (of gebruik de eerder geformuleerde doelen). Zorg dat helder is wat het overleg moet opleveren. Elk doel vraagt om een andere vorm.

1. Stel een conceptagenda op, gebaseerd op de doelen
   Noteer 3–5 vaste onderdelen die je in elk overleg terug wilt laten komen. Koppel elk onderdeel aan een doel.
2. Bepaal per agendapunt een passende structuur en “gespreksregels”
   Welke aanpak helpt om dit onderdeel efficiënt en inhoudelijk sterk te behandelen? Denk aan formats, vaste vragen of werkvormen.
   • Bij projectupdates deelt ieder: “Wat is er veranderd sinds het vorige overleg wat relevant is voor het team om te weten?” Stel elkaar alleen verhelderende vragen, we gaan hier geen discussie aan. 
   • Vaste structuur bij langslopen issues: “Wat is het probleem en wat heb je nodig van het team?”  Teamleden bespreken alleen waar inbrenger om vraagt (voorzitter helpt het team ‘on topic’ te blijven. 
   • Bij het inchecken: “Iedereen deelt iets, zo lang als nodig en zo kort als het kan.” We luisteren alleen naar elkaar (niet reageren). 
   • Bij besluiten: Duidelijk aangeven of je het om informeren, beeldvormen of besluitvorming gaat?” De voorzitter bewaakt de focus. 

Evalueer na een paar overleggen of de inrichting werkt – en stel bij waar nodig.

Werkvorm 2: Rollen definieren

Doel: Door samen de rollen van voorzitter/facilitator en deelnemer te definiëren, creëer je richting, eigenaarschap en de ruimte om elkaar vriendelijk te helpen herinneren aan gewenst gedrag. Zo voorkom je dat goede intenties wegzakken in de waan van de dag.

Werkwijze:

1. Vraag: Wat werkte goed aan ons laatste overleg? Wat werkte niet goed?
2. Noteer het gedrag dat mensen benoemen. Denk bijvoorbeeld aan:

   • Mensen praten door elkaar heen.

   • Samenvatten wat er besloten is.

   • Sommigen praten heel veel, anderen hoor je bijna niet.

   • Na elk agendapunt een actie noteerden.

   • Het gesprek op tijd bijsturen.

3. Vraag: Als we dit gedrag vaker willen zien (of juist minder), wat betekent dat dan voor de rol van de voorzitter en de deelnemers?

Beschrijf voor de rol Voorzitter en de rol Deelnemer een doel en 3–5 korte gedragszinnen. 

Ga 3 overleggen vergaderen met deze rollen uitgeprint op tafel.

• Start elk overleg met het kort aangeven van wat de rollen inhouden. 
• Sluit elk overleg met een korte evaluatie (Wat lukt vandaag goed en waar moeten we de volgende keer beter mee oefenen?).

Samen leren hoe je de gewenste overlegcultuur en het juiste gedrag ontwikkelt

Wat wil je eigenlijk bereiken met dit periodieke overleg? Die vraag lijkt simpel, maar wordt zelden gesteld. Toch is dit de basis.

Werkvorm: PDCA voor verbeteren overlegcultuur

Microgedrag en micro-afspraken voor beter overleg

Doel: Door kleine gedragsvoorbeelden te benoemen én micro-afspraken te maken, help je het team om bewuster, vriendelijker en consistenter overleggedrag te ontwikkelen. Niet vanuit controle, maar vanuit nieuwsgierigheid en het besef dat gedragsverandering begint met bewustwording, herhaling en ruimte om te oefenen.

Werkwijze:

1. Zoom elk kwartaal even uit met een ‘evaluatiemoment’ van jullie overleggedrag

• Wat loopt goed in onze overleggen?
• Waar ergeren we ons soms aan?
• Welk gedrag maakt overleggen fijner of juist frustrerender?

2. Verzamel microvoorbeelden
Laat teamleden gedrag benoemen dat helpt of stoort. Gebruik echte observaties:
Bijv. “Ik vind het fijn als iemand samenvat wat we besloten hebben.” of “Ik haak af als we steeds afdalen in details zonder richting.”

3. Formuleer samen 2–3 micro-afspraken. Bijvoorbeeld:

• We sluiten elk onderwerp af met: “Wie doet wat – en wanneer?”.
• Als je iets inbrengt, vragen we eerst wat je nodig hebt (voordat we los gaan).
• Je benoemt het als je in het overleg afhaakt.

4. Start elk overleg met herinnering aan de afspraken
5. Sluit elk overleg af met 5 minuten reflectie

• Welk gedrag werkte vandaag goed?
• Waar willen we op letten de volgende keer?

Tip: houd het licht, waardevrij en uitnodigend. Het gaat om oefenen en leren – niet om perfectie of afvin

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.