STAPPENPLAN: Invloedscan Omgeving (Krachtenveld)

Doel

Zicht krijgen op het krachtenveld waarin het team werkt en verkennen waar het team directe of indirecte invloed op kan uitoefenen.

Stappen

1. Teken op een flip-over twee concentrische cirkels: de binnenste is invloed, de buitenste is betrokkenheid.
2. Vraag het team: Wat in onze omgeving beïnvloedt volgens jullie ons werk als team – positief of negatief? – Laat iedereen losse factoren of situaties opschrijven op post-its.
3. Plak de post-its gezamenlijk in de juiste cirkel:
   binnenin = Hier hebben wij wel directe invloed in
   buitenste = Hier hebben wij geen directe invloed op
4. Bespreek: Wat valt op? Welke dingen kunnen we veranderen, welke moeten we accepteren?
   Waar zit ruimte om invloed uit te oefenen via samenwerking, signaleren of positionering?
5. Maak eventueel een top 3 van punten waarop jullie wél invloed hebben en vertaal die straks naar mogelijke acties of vragen voor vervolgstappen.

Voorbeelden

Team P&O: Het team voelt zich overvraagd door andere afdelingen en ervaart weinig erkenning voor hun werk.

Binnen de cirkel van invloed:

• Heldere verwachtingen stellen aan andere afdelingen.
• Interne werkverdeling verbeteren.
• Proactief informeren over doorlooptijden.

Buiten de cirkel van invloed:

• Formatiebesluiten door directie.
• Werkdruk in andere teams die leidt tot extra verzoeken.
• Externe leveranciers (zoals arbodiensten).

Het team maakt een communicatieplan waarin staat wat collega’s mogen verwachten van P&O (reactietijd, aanspreekpunt, beschikbaarheid) en koppelt dit aan de intranetpagina.

Team Productie: Externe leveranciers leveren vaak te laat, wat voor frustratie zorgt richting het productieteam.

Binnen de cirkel van invloed:

• Tijdige melding van knelpunten aan planning.
• Betere afstemming met inkoop.
• Interne flexibiliteit vergroten om levertijdschommelingen op te vangen.

Buiten de cirkel van invloed:

• Betrouwbaarheid van leveranciers.
• Strategische keuzes over voorraadbeheer.

Het team besluit een signaaloverleg met planning in te richten en benoemt een intern aanspreekpunt per leverancier om sneller op problemen te kunnen reageren.

STAPPENPLAN: Aan de slag!

Doel

Ontwikkelen doe je niet in één keer, maar door samen kleine stappen te zetten. Door gericht te experimenteren met nieuw gedrag ontstaat beweging, inzicht en groei. Deze werkvorm helpt teams om op een gestructureerde manier een vraagstuk te onderzoeken, een kleine interventie te ontwerpen én die kort-cyclisch uit te proberen.

Werkwijze

Formuleer een hypothese
Wat denken we dat de oorzaak is van dit probleem?

• ​​​“Misschien schuiven andere afdelingen werk naar ons door, omdat wij nooit onze grenzen duidelijk aangeven.”

Bedenk een experiment 
Wat zouden we anders kunnen doen om te onderzoeken of dat helpt?

• “We spreken een standaardreactie af op verzoeken buiten onze scope, en gebruiken die consequent.”

Plan wanneer je het experiment in praktijk gaan brengen
Wie doet wat, wanneer starten we, en wanneer bespreken we het effect?

• “We verzamelen in het teamoverleg van dinsdag de meest voorkomende verzoeken van andere afdelingen die buiten onze scope vallen. Vervolgens formuleren we samen een korte, vriendelijke standaardreactie die we voortaan gebruiken. Vanaf donderdag past iedereen deze reactie toe zodra zo’n verzoek binnenkomt. Yasmin houdt bij welke reacties we geven en of dit leidt tot minder herhaalverzoeken of discussies. In het overleg over twee weken bespreken we hoe dit werkt en of onze grenzen beter gerespecteerd worden.”

Voorbeelden

Team Financiën: 

• Krachtenvelduitdaging: Afdelingen mailen ons rechtstreeks met urgente verzoeken, verwachten binnen een dag antwoord en omzeilen daarmee het formele aanvraagproces.
• Hypothese: Misschien komt dit doordat ons aanvraagproces niet zichtbaar genoeg is en wij te vaak toch ‘ja’ zeggen.
• Experiment: “We maken een standaardantwoord waarin we vriendelijk verwijzen naar het aanvraagformulier en aangeven dat we alleen via die route werken. Iedereen gebruikt dat antwoord bij directe mailverzoeken.”
• Planning: In het teamoverleg van dinsdag formuleren we het standaardantwoord. Vanaf woensdag gebruikt iedereen het bij nieuwe verzoeken. Kim houdt bij hoe vaak het gebruikt wordt en of mensen het formulier vervolgens invullen. In week 3 bespreken we of het effect heeft.

Team P&O: 

• Krachtenvelduitdaging: Teamleden worden individueel benaderd door collega’s met vragen over verlof, verzuim of contracten, buiten de afgesproken kanalen om.
• Hypothese: Misschien komt dat omdat collega’s niet weten wie waarvoor verantwoordelijk is of omdat het contact via de centrale mailbox als traag wordt ervaren.
• Experiment: “We publiceren een overzicht met contactpersonen per onderwerp en communiceren dit met afdelingen. Daarnaast spreken we af dat we verzoeken altijd via de centrale mailbox laten lopen.”
• Planning: Vrijdag maken we het overzicht en plaatsen het op het intranet. Vanaf maandag gebruiken we alleen nog de centrale mailbox en verwijzen we bij individuele vragen naar de juiste route. Farid monitort het aantal directe verzoeken en koppelt dit terug in het overleg na drie weken.

Team Productie: 

• Krachtenvelduitdaging: De afdeling verkoop belooft levertijden aan klanten die niet realistisch zijn, wat druk en fouten veroorzaakt op de werkvloer.
• Hypothese: Misschien komt dit doordat verkoop onvoldoende zicht heeft op onze capaciteit en wij knelpunten niet duidelijk genoeg terugkoppelen.
• Experiment: “We starten met een wekelijks knelpuntenoverzicht waarin we vertragingen, overbelasting en mogelijke risico’s benoemen richting verkoop en planning.”
• Planning: Elke donderdag stelt Mark het overzicht op, dat op vrijdagochtend wordt gedeeld. We starten deze week en bespreken over drie weken of dit heeft geleid tot betere afstemming of aangepaste beloftes aan klanten.