STAPPENPLAN: Maak communicatie veilig bespreekbaar

Doel

Op een veilige en gestructureerde manier onderzoeken waar de communicatie stroef verloopt, welke ervaringen en perspectieven er leven in het team, en welke richting jullie samen willen verkennen voor verbetering.

Spelregels voor een rijk en open gesprek

Leg deze spelregels duidelijk uit aan het begin. Ze zijn essentieel om een open en veilig gesprek te voeren:

1. Iedereen deelt iets, kort of lang. 
2. We luisteren zonder oordeel en reageren niet op elkaar. 
3. Als iedereen geweest is, is er ruimte om verhelderende vragen te stellen (geen discussie).

Stappenplan

Leg kort uit: “We willen met elkaar verkennen hoe de communicatie in ons team verloopt. Wat werkt daarin voor jou goed, en waar heb je soms last van of zie je kansen voor verbetering? Het doel is om beter te begrijpen wat er leeft, zonder meteen oplossingen te zoeken.”

Startvraag:
“Wat werkt voor jou goed in de communicatie, en wat werkt minder goed of schuurt voor jou?”

Als iedereen geweest is, kan jij als teamleider proberen om samen te vatten wat gezegd is. Vraag het team om aan te vullen wat je gemist hebt. 

Let op:
De kracht van deze werkvorm zit in het vertragen. Het doel is niet direct oplossen, maar begrijpen en erkennen. Op basis van wat er gedeeld wordt, kun je kiezen om met een van de volgende werkvormen aan de slag te gaan. 

Voorbeelden van samenvattingen

Team Financiën: “We lopen er geregeld tegenaan dat informatie versnipperd is en niet goed wordt gedeeld. Belangrijke stukken staan op verschillende plekken, afspraken zijn soms niet vastgelegd en het is niet altijd duidelijk wie wat weet. Het gevolg is dat werk dubbel wordt gedaan en dat mensen veel tijd kwijt zijn met zoeken of opnieuw uitvinden wat er al ligt.”

Team P&O: “We zijn vriendelijk voor elkaar. Er zijn onderwerpen die iedereen kent, maar die zelden worden uitgesproken. “Daar hebben we het maar niet over,” hangt soms voelbaar in de lucht. Juist omdat mensen het belangrijk vinden dat het goed blijft tussen hen, blijft er ook veel onbenoemd..”

Team Productie: “Er wordt veel door elkaar heen gepraat. Iemand probeert iets te vertellen, maar wordt onderbroken door een ander met een eigen verhaal. Iedereen is aan het woord, maar er wordt weinig echt geluisterd.”

STAPPENPLAN: Stapsgewijs ontwikkelen

Doel

Het team brengt focus aan in de communicatie door te kiezen welk knelpunt het meest aandacht vraagt. Hiervoor bepaal je acties waar je als team de komende weken mee aan de slag gaat.

Deze werkvorm sluit aan op werkvorm 1, waarin het team in openheid ervaringen heeft gedeeld over wat goed gaat en wat schuurt in de communicatie.

Kies een knelpunt

Vraag het team: Welke van de genoemde knelpunten kosten ons op dit moment de meeste energie of frustratie? 

• Laat teamleden een cijfer geven (1 = klein, 5 = groot energielek) aan de belangrijkste thema’s.
• Ga in gesprek over de hoogste scores: Wat maakt dit zo belangrijk voor ons?
• Kies op basis daarvan het punt dat het team als eerste wil aanpakken.

Bedenk een oplossing (experiment)
Wat zouden we anders kunnen doen om te onderzoeken of dat helpt?

Plan wanneer je het experiment in praktijk gaan brengen
Wie doet wat, wanneer starten we, en wanneer bespreken we het effect?

Voorbeelden

Team Financiën: 

• Kneplunt: Belangrijke informatie raakt zoek omdat het onduidelijk is wie wat bijhoudt of moet bijwerken.
• Oplossing: “We gaan werken met een ‘Informatiemanager’ per onderwerp.”
• Actie: Ik (teamleider) maak een rolbeschrijving Informatiemanager en koppelen deze op 3 thema’s aan teamleden: Kwartaalrapportages (Fatima), Interne procedures (Mila) en Klantafspraken (Daan). Fatima, Mila en Daan gaan hiermee aan de slag. 
• Evaluatie: In het volgende maandoverleg evalueren we deze actie. 

STAPPENPLAN: Teamcommunicatie verbeteren

Doel

Het doel van deze werkvorm is om teams inzicht te geven in waar communicatie misloopt of stroef verloopt. Door gesprekken te analyseren aan de hand van vier niveaus — inhoud, procedure, interactie en onderstroom — leren teamleden beter luisteren, misverstanden herkennen en effectiever reageren.

Advies

Verdiep je als teamleider of facilitator in “De 4 niveau’s van Communicatie“. Dit is een interventiemodel waarmee je negatieve patronen in de communicatie kunt bijsturen.

Korte uitleg

De vier niveaus van communicatie geven gespreksleiders een praktische bril om gesprekken in teams beter te begrijpen én te begeleiden. Het model maakt duidelijk dat communicatie niet alleen gaat over wat er gezegd wordt, maar ook over hoe, tussen wie en wat er onuitgesproken meespeelt.

1. Inhoud: wat wordt er letterlijk gezegd?
2. Procedure: hoe wordt het gesprek gevoerd (wie, wanneer, waarover)?
3. Interactie: hoe gaan we met elkaar om (wie krijgt ruimte, wie niet)?
4. Onderstroom: wat wordt niet gezegd, maar speelt wel mee (gevoelens, spanning)?

Het model helpt je om stiltes, spanning of misverstanden niet te snel af te doen als ‘lastig gedrag’, maar te onderzoeken op welk niveau het gesprek vastloopt.

Aan de slag

Deel vooraf de Handout: 4 niveaus van communicatie uit. Iedereen leest deze voorafgaand aan de bijeenkomst.

1. Wijs 1 of 2 observatoren aan die bij houden op elke lagen de vergadering zich afspeelt.
2. Houd met elkaar een ‘gewone’ teamvergadering. Wees duidelijk dat het doel van deze vergadering tweeledig is. Enerzijds is er de reguliere vergadering, anderzijds is het doel om met elkaar te leren.
3. De observatoren onttrekken zich aan het inhoudelijke gesprek. Zij turven het aantal communicatie uitingen niveau.Instructie: Als iemand iets zegt over de inhoud van een project, dan turf je 1 bij Inhoud. Als iemand voorstelt om de vergadering te stoppen voor een koffiepauze, turf je Procedure. Als iemand zegt dat er teveel door elkaar heen gepraat wordt, turf je Interactie en als iemand verteld dat hij / zij boos is turf je Emotie. 
4. Halverwege de vergadering neem je 15 minuten de tijd om de tussenstand te bespreken. De observatoren delen de scores per niveau.
5. Goede voornemen bepalen: Bepaal aan welke niveaus je als team meer ‘spreektijd’ wilt besteden. Als er bijvoorbeeld onuitgesproken irritaties in de groep leven (emotie niveau), bepaal dan samen dat je meer aandacht aan het emotieniveau besteedt.
6. Vervolg de teamvergadering en pas jullie goede voornemen toe. De observatoren gaan door met turven.
7. Evalueer nu na elk agendapunt of het lukt de goede voornemens in de praktijk te brengen en stel je voornemens eventueel bij.

Op de volgende pagina vind je voorbeelden van hoe zo’n analyse eruit zou kunnen zien. 

Voorbeelden van analyses op de 4 niveaus van communicatie

Team P&O: 

Na 30 minuten delen de observatoren de tussenstand:

• Inhoud: 42 turven – veel feitelijke updates en toelichting op dossiers
• Procedure: 6 turven – vooral aan het begin van de vergadering (wie leidt, wanneer pauze)
• Interactie: 3 turven – een opmerking over ‘iedereen moet even aan het woord kunnen komen’, verder stil
• Emotie: 0 turven – geen uitspraken over gevoelens, spanning of onderliggende zorgen

De observatoren merken op: “Er wordt veel gepraat over wat er moet gebeuren, maar eigenlijk niemand zegt iets over hoe hij of zij erin zit. Het blijft veilig en netjes.”

Goede voornemen formuleren
Het team besluit: We willen vaker benoemen wat iets met ons doet of wat we ergens lastig aan vinden. Het mag wat eerlijker, persoonlijker, zonder dat het onveilig wordt.

Team Productie: 

De observatoren delen hun bevindingen:

• Inhoud: 38 turven – veel praktische uitwisseling over planning en productieproblemen
• Procedure: 2 turven – een keer wanneer iemand vroeg of het niet tijd was voor pauze
• Interactie: 14 turven – opmerkingen als “Laat me even uitpraten”, “Nu ben ik aan het woord”, mensen praten regelmatig door elkaar
• Emotie: 1 turf – één collega zei: “Ik word hier een beetje moedeloos van”

De observatoren merken op: “We praten veel, maar luisteren weinig. Mensen zijn vooral bezig hun punt te maken. Er wordt nauwelijks gevraagd naar elkaars ideeën of gevoelens. De sfeer is een beetje opgejaagd.”

Goede voornemen formuleren
Het team besluit: We willen meer rust en structuur in het overleg en beter luisteren naar elkaar. We gaan oefenen met duidelijke beurtverdeling en actief luisteren.

Afspraken:

De voorzitter geeft beurten: wie iets wil zeggen, steekt kort een hand op.

Na iedere bijdrage vraagt iemand anders: “Begrijp ik goed dat je bedoelt…” of “Wat heb jij nodig om verder te kunnen?”

Vervolg & evaluatie
De vergadering gaat verder. De observatoren turven opnieuw en merken aan het einde dat het gesprek rustiger is geworden, maar dat het oefenen met actief luisteren nog wat onwennig voelt. Bij de evaluatie geeft een teamlid aan: “Het was lastig om m’n mond te houden, maar ik hoorde nu pas echt wat de ander bedoelde.”

De voorzitter sluit af met de vraag: “Wat nemen we mee naar de volgende keer om deze gespreksstijl vast te houden?”