STAPPENPLAN: Maak samenwerking veilig bespreekbaar

Doel

Op een veilige en gestructureerde manier onderzoeken waar de samenwerking stroef verloopt, welke ervaringen en perspectieven er leven in het team, en welke richting jullie samen willen verkennen voor verbetering.

Spelregels voor een rijk en open gesprek

Leg deze spelregels duidelijk uit aan het begin. Ze zijn essentieel om een open en veilig gesprek te voeren:

1. Iedereen deelt iets, kort of lang. 
2. We luisteren zonder oordeel en reageren niet op elkaar. 
3. Als iedereen geweest is, is er ruimte om verhelderende vragen te stellen (geen discussie).

Stappenplan

Leg kort uit: “We willen met elkaar verkennen hoe de samenwerking in ons team verloopt. Wat werkt daarin voor jou goed, en waar heb je soms last van of zie je kansen voor verbetering? Het doel is om beter te begrijpen wat er leeft, zonder meteen oplossingen te zoeken.”

Startvraag (voor Ronde 1):
“Wat werkt voor jou goed in de samenwerking, en wat werkt minder goed of schuurt voor jou?”

Als iedereen geweest is, kan jij als teamleider proberen om samen te vatten wat gezegd is. Vraag het team om aan te vullen wat je gemist hebt. 

Soms is dit al voldoende om met elkaar de samenwerking te verbeteren. Maar meestal moet je met elkaar aan de slag om de samenwerking te ontwikkelen. Ga daarvoor door naar STAPPENPLAN 2 “Ontwikkelfocus aanbrengen”.

Let op: De kracht van deze werkvorm zit in het vertragen. Het doel is niet direct oplossen, maar begrijpen en erkennen. Vanuit die gezamenlijke basis kun je later pas bouwen aan nieuw gedrag.

Voorbeelden van samenvattingen

Team Financiën: “We werken netjes en accuraat, maar het voelt soms alsof iedereen op z’n eigen eiland zit. Er wordt weinig echt overlegd, en als iemand vastloopt, duurt het lang voordat er hulp komt. Anderen storen zich eraan dat sommige collega’s altijd hun werk af hebben, terwijl zij andermans fouten moeten corrigeren. Er zit wat onuitgesproken frustratie over werkdruk en ongelijkheid.”

Team P&O: “We zijn aardig voor elkaar, maar er wordt veel ingeslikt. Sommige collega’s vinden dat besluiten veel te lang duren omdat we iedereen erbij willen betrekken. Anderen voelen zich juist overvallen door snelle acties zonder afstemming. Er lijkt een spanningsveld te zitten tussen harmonie willen houden en duidelijkheid durven geven.”

Team Productie: “We hebben een goede werksfeer op de vloer, maar er is onderhuids veel gemopper. Als er iets fout gaat, weet niemand wie waarvoor verantwoordelijk is. Sommigen vinden dat anderen zich te makkelijk verschuilen achter de drukte. Het vertrouwen is er wel, maar we vermijden het gesprek over wat echt botst.”

STAPPENPLAN: Ontwikkelfocus aanbrengen

Doel

Het team brengt focus aan in de samenwerking door te kiezen welk knelpunt of patroon het meest aandacht vraagt. Dit helpt om richting te geven aan waar je als team de komende weken mee aan de slag wilt gaan.

Werkwijze

Deze werkvorm sluit aan op werkvorm 1, waarin het team in openheid ervaringen heeft gedeeld over wat goed gaat en wat schuurt in de samenwerking.

Optie 1: Energie-oordeel

Vraag het team: Welke van de genoemde knelpunten kosten ons op dit moment de meeste energie of frustratie? 

• Laat teamleden een cijfer geven (1 = klein, 5 = groot energielek) aan de belangrijkste thema’s.
• Ga in gesprek over de hoogste scores: Wat maakt dit zo belangrijk voor ons?
• Kies op basis daarvan het punt dat het team als eerste wil aanpakken.

Optie 2: ‘Wat als dit beter loopt…’
Laat teamleden één voor één reageren op deze vraag:

• “Als we dit thema verbeteren, wat verandert er dan in onze samenwerking?”
• Doe dit bij 2 of 3 van de besproken thema’s.

Kies het thema waarbij de meeste positieve impact gevoeld wordt.

Voorbeelden van een heldere ontwikkelfocus

Team Financiën: “We willen elkaar sneller en directer aanspreken als iets niet klopt.”

Team P&O: “We willen duidelijkere afspraken maken over wie wat doet en hoe we dat terugkoppelen.”

Team Productie: “We willen spanningen en onuitgesproken gedoe sneller bespreekbaar maken.” 

STAPPENPLAN: Aan de slag!

Doel

Samenwerking ontwikkel je niet in één keer, maar door samen kleine stappen te zetten. Door gericht te experimenteren met nieuw gedrag ontstaat beweging, inzicht en groei. Deze werkvorm helpt teams om op een gestructureerde manier een samenwerkingsprobleem te onderzoeken, een kleine interventie te ontwerpen én die kort-cyclisch uit te proberen.

Formuleer een hypothese
Wat denken we dat de oorzaak is van dit probleem?

• ​​​“Misschien spreken we elkaar niet aan, omdat het onduidelijk is wie wat doet.”

Bedenk een experiment 
Wat zouden we anders kunnen doen om te onderzoeken of dat helpt?

• “We spreken in het werkoverleg onze rol en bijdrage voor de week uit”

Plan wanneer je het experiment in praktijk gaan brengen
Wie doet wat, wanneer starten we, en wanneer bespreken we het effect?

• “We starten maandag met het experiment, Petra bewaakt de uitvoering en over twee weken bespreken we in het teamoverleg wat het heeft opgeleverd.

Voorbeelden van experimenten

Team Financiën: 

• Samenwerkingsvraagstuk: We spreken elkaar niet aan op fouten.
• Hypothese: We doen dit niet, omdat mensen bang zijn dat het overkomt als een aanval.
• Experiment: “Elke vrijdag geven we in duo’s één compliment en één verbeterpunt aan elkaar.”
• Planning: We starten vrijdag, Leyla bewaakt de uitvoering en over drie weken bespreken we in het teamoverleg wat het oplevert.

Team P&O: 

• Samenwerkingsvraagstuk: Onze overleggen zijn onduidelijk en blijven hangen.
• Hypothese: We nemen geen besluiten omdat het vooraf onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
• Experiment: “We starten elk overleg met de vraag: wie heeft hier de lead en wat moet er aan het eind besloten zijn?”
• Planning: We starten direct bij het volgende overleg, Marloes bewaakt de structuur en we evalueren dit na vier overleggen.

Team Productie: 

• Samenwerkingsvraagstuk: Tijdens drukte weet niemand wie wat doet.
• Hypothese: Er is geen afstemming aan het begin van de dag, dus iedereen maakt zijn eigen keuzes.
• Experiment: “Elke ochtend doen we een 5-minuten dagstart waarin iedereen zegt wat hij gaat doen en wat hij nodig heeft.”
• Planning: We starten morgen, Amin leidt de dagstarts en we bespreken na twee weken wat het effect is geweest.