Hoe maak je overleggen leuk en waardevol?
Misschien zijn jullie niet tevreden over hoe de overleggen verlopen, hoe vaak ze plaatsvinden of wat ze opleveren.
Het thema gaat dus niet alleen over structuur of agenda’s. Het gaat óók over hoe overleg bijdraagt aan goede afstemming, onderlinge verbinding en het delen van informatie. Slecht overleg kost energie; goed overleg geeft richting en betrokkenheid.
Op deze pagina vind je:
- Waar je op moet letten als je aan de slag wilt met het verbeteren van teamoverleg
- Concrete stappen om gericht met je team aan de slag te gaan
Verken met elkaar wat een goed overleg voor jullie betekent
Niet iedereen heeft hetzelfde beeld bij een goed overleg. Voor de een gaat het om structuur en een duidelijke agenda, voor de ander om ruimte voor ieders inbreng of verbinding. Laat ieder teamlid benoemen wat hij of zij waardevol vindt aan overleg en wat als storend wordt ervaren.
Vraag 1: Is het doel van ons overleg helder – en sluit de structuur daar goed op aan?
Periodieke overleggen worden effectiever als duidelijk is wat je ermee wilt bereiken. Vaak zijn er meerdere doelen tegelijk: informeren, verbinden, knopen doorhakken. Dan helpt het als de structuur goed aansluit. Is er een agenda? Weet iedereen wat er per punt verwacht wordt? En is helder wat de rol is van de voorzitter of facilitator? Deze vraag helpt om scherp te krijgen of vorm en inhoud van het overleg nog passen bij het doel.
Vraag 2: Als doel en inrichting helder zijn, lukt het teamleden dan om constructief deel te nemen?
Een goed overleg vraagt om inzet van iedereen. De facilitator of voorzitter helpt het proces te sturen. Maar ook deelnemers hebben invloed: luisteren we goed, vragen we door, blijven we bij de kern? Of belanden we vaak in discussies en zijwegen? Dit gaat over gedrag, over leiden en volgen: als het doel en de structuur van het overleg helder zijn, maar het overleg toch niet lekker loopt, helpt het om met elkaar bewust te worden van je overleggedrag en te onderzoeken hoe je dat als team effectiever kunt maken.
Concrete stappen om gericht aan de slag te gaan!
Zorg voor een goede basis met heldere doelen en een passende structuur
Een van de grootste oorzaken van frustratie in overleggen is dat de doelen van het overleg niet helder. Vraag je dus als eerste af: Wat willen we met dit periodieke overleg bereiken? STAPPENPLAN 1: Formuleer de doelen van je overleg helpt jou en je team om doelen voor jullie overleg te formuleren.
Zorg er vervolgens voor dat de inrichrting van het overleg helpt om de doelen te bereiken
Denk aan de rol van de voorzitter, de opbouw van de agenda en de manier waarop je elk agendapunt behandelt. Het is belangrijk dat de vorm het doel ondersteunt: hoe houd je het leuk en effectief?
Met STAPPENPLAN 2: Creëer een passende inrichting voor de doelen van het overleg helpen we je stap voor stap om een goed inrichting te vinden.
In STAPPENPLAN 3: Rollen definieren onderzoek je samen wat je van de Voorzitter en Deelnemers mag verwachten. Heldere verwachtingen uitspreken maakt het makkelijker om je rol in een overleg te pakken.
Besteed vervolgens aandacht aan gedrag – overleg valt of staat met hoe mensen zich gedragen
Zelfs als het doelen en de inrichting helder zijn, kan een overleg alsnog moeizaam verlopen. Dan gaat het over gedrag: hoe vullen we de rol van voorzitter in? En hoe gedragen we ons als deelnemer? Leiding nemen én kunnen volgen zijn beide belangrijk. Goed overleg vraagt dat je samen bewust kijkt: Wat werkt voor ons – en waar hebben we last van? Door kleine gedragsaanpassingen te testen, kun je als team stap voor stap verbeteren. In STAPPENPLAN 4: Overlegcultuur stapsgewijs verbeteren er onderzoek je samen welk gedrag helpt en wat belemmert – en ontwerp je kleine gedragsaanpassingen die je meteen kunt uitproberen.STAPPENPLAN: Formuleer de doelen van je overleg
Doel
Teamleden denken samen na over wat het overleg hen moet opleveren. Zo voorkom je dat je elkaar ‘gewoon’ elke maand spreekt zonder dat duidelijk is waarom. Door de doelen te benoemen, creëer je richting en kun je een passende agenda en structuur ontwerpen.
Werkwijze
- Zet de centrale vraag op het bord of de flip-over: “Wat moet dit overleg ons opleveren?”
Geef iedereen even tijd om hier individueel over na te denken en laat ze elk 2 à 3 post-its schrijven met korte antwoorden. - Verzamel en groepeer de input op een groot vel of whiteboard
Laat iemand de post-its hardop voorlezen. Zijn er doublures? Hang ze bij elkaar. Zijn er opvallende verschillen? Benoem ze. - Stap 3: Bespreek en verfijn de clusters tot heldere doelen
Stel per groepje post-its de vraag: “Hoe kunnen we dit samenvatten als doel voor dit overleg?” Schrijf samen 3 tot 5 doelen op die voor iedereen herkenbaar zijn.
Voorbeelden van overlegdoelen
Team Financiën: Maandoverleg
-
Inzicht krijgen in de actuele financiële stand van zaken (cijfers, prognoses)
-
Afstemmen op deadlines en verantwoordelijkheden rond rapportages
-
Bespreken van knelpunten in samenwerking met projectleiders of budgethouders
Team P&O: Maandoverleg
-
Met elkaar verbinden (we werken veel op afstand)
-
Elkaar bijpraten op lopende projecten
-
Input verzamelen op actuele beleidthema’s
-
Periodiek reflecteren op de samenwerking binnen het team
Team Productie: Wekelijks teamoverleg
-
Lopende productieproblemen bespreken en oplossen
-
Terugkoppelen effecten van lokale verbeterinitiatieven (Lean)
-
Afstemmen bezetting komende week
-
Knelpunten bespreken in samenwerking met logistiek en inkoop (verbetertraject)
STAPPENPLAN: Creëer een passende inrichting voor de doelen van het overleg
Doel
Een overleg wordt pas echt effectief als de inrichting ervan aansluit bij de doelen. In deze werkvorm maak je als team afspraken over de rol van voorzitter en deelnemer, de structuur per agendapunt en bijbehorende spelregels, zodat het overleg helder, prettig en doelgericht verloopt.
Stappenplan
Formuleer samen de doelen van het overleg (of gebruik de eerder geformuleerde doelen)
Zorg dat helder is wat het overleg moet opleveren. Elk doel vraagt om een andere vorm.
- Stel een conceptagenda op, gebaseerd op de doelen
Noteer 3–5 vaste onderdelen die je in elk overleg terug wilt laten komen. Koppel elk onderdeel aan een doel. - Bepaal per agendapunt een passende structuur en “gespreksregels”
Welke aanpak helpt om dit onderdeel efficiënt en inhoudelijk sterk te behandelen? Denk aan formats, vaste vragen of werkvormen.- Bij projectupdates deelt ieder: “Wat is er veranderd sinds het vorige overleg wat relevant is voor het team om te weten?” Stel elkaar alleen verhelderende vragen, we gaan hier geen discussie aan.
- Vaste structuur bij langslopen issues: “Wat is het probleem en wat heb je nodig van het team?” Teamleden bespreken alleen waar inbrenger om vraagt (voorzitter helpt het team ‘on topic’ te blijven.
- Bij het inchecken: “Iedereen deelt iets, zo lang als nodig en zo kort als het kan.” We luisteren alleen naar elkaar (niet reageren).
- Bij besluiten: Duidelijk aangeven of je het om informeren, beeldvormen of besluitvorming gaat?” De voorzitter bewaakt de focus.
Evalueer na een paar overleggen of de inrichting werkt – en stel bij waar nodig.
Voorbeeld
Team P&O – Maandoverleg
Verbinding en inchecken
- Starten met een informeel koffiemoment
- Werkwijze: “Wat houdt je bezig – werk of privé?” Geen structuur, gewoon ruimte om te landen en te verbinden
Bijpraten over lopende projecten
- Per persoon kort vertellen wat er speelt
- Deel waar je hulp bij nodig hebt, ter plekke bespreken of eerstvolgende actie na overleg benoemen.
Input verzamelen op beleidsthema’s
- Korte inleiding per beleidsthema met gerichte vragen (voorbereiden!), daarna open gesprek (max 15 min)
Reflectie op samenwerking
- Inrichting: “Mini-retrospectief” – wat gaat goed, wat kan beter?
- Werkwijze: Geen lange analyse – ieder noemt één punt, afsluiten met suggestie voor verbetering
STAPPENPLAN: Rollen definiëren
Doel
Door samen de rollen van voorzitter/facilitator en deelnemer te definiëren, creëer je richting, eigenaarschap en de ruimte om elkaar vriendelijk te helpen herinneren aan gewenst gedrag. Zo voorkom je dat goede intenties wegzakken in de waan van de dag.
Werkwijze
Gebruik deze werkvorm als jullie recent een overleg hadden dat niet lekker liep.
- Vraag: Wat werkte goed aan ons laatste overleg? Wat werkte niet goed?
- Noteer het gedrag dat mensen benoemen. Denk bijvoorbeeld aan:
-
Mensen praten door elkaar heen.
-
Samenvatten wat er besloten is.
-
Sommigen praten heel veel, anderen hoor je bijna niet.
-
Na elk agendapunt een actie noteerden.
-
Het gesprek op tijd bijsturen.
-
- Vraag: Als we dit gedrag vaker willen zien (of juist minder), wat betekent dat dan voor de rol van de voorzitter en de deelnemers?
Beschrijf voor de rol Voorzitter en de rol Deelnemer een doel en 3–5 korte gedragszinnen.
Ga 3 overleggen vergaderen met deze rollen uitgeprint op tafel.
- Start elk overleg met het kort aangeven van wat de rollen inhouden.
- Sluit elk overleg met een korte evalutie (Wat lukt vandaag goed en waar moeten we de volgende keer beter mee oefenen?).
Voorbeelden
Team Financiën
In dit team verzanden de overleggen vaak in lange discussies en worden er steeds nieuwe onderwerpen bijgehaald. Hierdoor lopen de overleggen uit en blijft het onduidelijk wat er is besloten.
Rol: Voorzitter
Doel: Het overleg gestructureerd en binnen tijd laten verlopen met heldere uitkomsten.
- Stuurt terug naar het onderwerp als er wordt afgedwaald
- Vat besluiten samen en checkt of iedereen akkoord is
- Signaleert wanneer er te veel tegelijk besproken wordt
Rol: Deelnemer
Doel: Bijdragen aan overzicht, tempo en duidelijke besluitvorming
- Bereidt agendapunten voor en leest stukken vooraf
- Blijft bij het onderwerp van de inbrenger
- Denkt mee in oplossingen, niet alleen in bezwaren
- Houdt bij lange discussies anderen scherp op tijd en doel
STAPPENPLAN: Overlegcultuur stap voor stap verbeteren
Doel
Door kleine gedragsvoorbeelden te benoemen én micro-afspraken te maken, help je het team om bewuster, vriendelijker en consistenter overleggedrag te ontwikkelen. Niet vanuit controle, maar vanuit nieuwsgierigheid en het besef dat gedragsverandering begint met bewustwording, herhaling en ruimte om te oefenen.
Stappenplan
1. Zoom elk kwartaal even uit met een ‘evaluatiemoment’ van jullie overleggedrag
- Wat loopt goed in onze overleggen?
- Waar ergeren we ons soms aan?
- Welk gedrag maakt overleggen fijner of juist frustrerender?
2. Verzamel microvoorbeelden
Laat teamleden gedrag benoemen dat helpt of stoort. Gebruik echte observaties:
Bijv. “Ik vind het fijn als iemand samenvat wat we besloten hebben.” of “Ik haak af als we steeds afdalen in details zonder richting.”
3. Formuleer samen 2–3 micro-afspraken. Bijvoorbeeld:
- We sluiten elk onderwerp af met: “Wie doet wat – en wanneer?”.
- Als je iets inbrengt, vragen we eerst wat je nodig hebt (voordat we los gaan).
- Je benoemt het als je in het overleg afhaakt.
4. Start elk overleg met herinnering aan de afspraken
5. Sluit elk overleg af met 5 minuten reflectie
- Welk gedrag werkte vandaag goed?
- Waar willen we op letten de volgende keer?
Tip: houd het licht, waardevrij en uitnodigend. Het gaat om oefenen en leren – niet om perfectie of afvinken.
Voorbeelden van kleine afspraken om mee te experimenteren
Team Financiën:
- We starten elk punt met: “Wat willen we bereiken met dit agendapunt?”
- Iedereen let op tijd – de voorzitter hoeft dat niet alleen te doen.
- Als je iets nieuws toevoegt, koppel je het aan het doel van het overleg.
Team P&O:
- We starten elke vergadering met een luchtige incheckvraag.
- Tijdens het overleg checkt de voorzitter: “Zijn we nog met z’n allen aangehaakt?”
Team Productie:
- Voor elk overleg kiest de voorzitter één iemand uit om extra op te letten dat iedereen spreektijd krijgt.
- We reageren pas als iemand is uitgepraat.
- Bij knelpunten: benoem alleen wat je nodig hebt, niet je hele frustratie.
Dan heb je ontwikkeldoelen geformuleerd. Hoe nu verder?
Om verbeteringen duurzaam te maken, is het belangrijk ze actief in te zetten en ze regelmatig te bespreken.
Dit kan op verschillende manieren:
- Maandelijks of per kwartaal evalueren:
Zijn we op schema? Wat vraagt bijsturing? - Doelen zichtbaar maken in de werkomgeving:
Bijvoorbeeld via een doelenbord of digitale tool. - Elkaar blijven bevragen: Zijn dit nog de juiste doelen?
Wat hebben we nodig om ze te behalen?
Door leren en ontwikkelen structureel onderdeel te maken van de praktijk, zorg je ervoor dat ze niet alleen richting geven, maar ook écht bijdragen aan de effectiviteit en samenwerking binnen het team.
Lees voor meer informatie over teamleren door evalueren dit achtergrondartikel:
Evalueren en leren: Zo maak je “werken aan je team” succesvol!
Aan de slag met jouw team?
Wil je dat je team niet alleen praat over verbeteringen, maar ook écht actie onderneemt? Of je nu zelf aan de slag wilt gaan of kiest voor begeleiding van een expert, wij hebben een passend pakket voor jouw behoeften. Met onze verschillende opties begeleid je jouw team stap voor stap naar meer zelfstandigheid, betere samenwerking en concrete resultaten.
Teamkracht DIY
Zelfstandig en laagdrempelig aan de slag- Team Belevingsonderzoek
- Teamrapportage
- Ontwikkeladviezen op maat
- Startgesprek 1,5 uur (voorbereiding)
- Doorpakgesprek 1,5 uur (aan de slag!)
- Expert begeleiding Teamsessie
Boost je team
Zelfstandig met een teamexpert aan de zijlijnMeest gekozen!
- Team Belevingsonderzoek
- Teamrapportage
- Ontwikkeladviezen op maat
- Startgesprek 1,5 uur (voorbereiding)
- Doorpakgesprek 1,5 uur (aan de slag!)
- Expert begeleiding Teamsessie
Team Transformatie
Diepgaand aan de slag onder leiding van een ervaren teamexpert- Team Belevingsonderzoek
- Teamrapportage
- Ontwikkeladviezen op maat
- Startgesprek 1,5 uur (voorbereiding)
- Doorpakgesprek 1,5 uur (aan de slag!)
- Expert begeleiding Teamsessie
Teamkracht DIY: Zelfstandig aan de slag
Voor teams die graag zelfstandig werken, biedt dit pakket alle tools om zelf aan de slag te gaan met het team belevingsonderzoek. Het Team ontvangt een Teamrapportage met adviezen en handige werkvormen om de resultaten direct te bespreken. Ideaal voor teamleiders en teamcoaches die zelf aan de slag willen met hun team(s)!
Ja, dit wil ik!
Vragenlijst: Team belevingsonderzoek
Je krijgt een helder beeld van hoe het team samenwerkt, waar de sterktes en verbeterpunten liggen. Dit inzicht helpt om te begrijpen welke onderwerpen prioriteit hebben voor verdere ontwikkeling.
Format voor het teamgesprek
Met een gestructureerd format kun je direct aan de slag met het team om de resultaten te bespreken, wat leidt tot waardevolle gesprekken en concrete acties om samen aan te werken.
Zelfstandige aan de slag
De TeamQ Methode biedt je een concrete ontwikkelroute om van experimenten naar beweging te komen. Hiermee kun je het team stapsgewijs helpen om ideeën om te zetten in concrete resultaten.
Boost je Team: Groeien met begeleiding
Dit pakket biedt dezelfde basis, maar met extra begeleiding voor meer diepgang. Naast de vragenlijst en werkvormen krijg je twee adviesgesprekken met een van onze TeamExperts: één om je voor te bereiden op het teamsessiegesprek, en een tweede om samen met een expert door te pakken op de resultaten.
Ja, dit wil ik!
Vragenlijst: Team belevingsonderzoek
Je ontvangt een diepgaand inzicht in de samenwerking binnen het team, met duidelijke aandachtsgebieden die aangepakt moeten worden.
Format voor het teamgesprek
Het gespreksformat helpt het team om gestructureerd en efficiënt de resultaten te bespreken en de eerste stappen richting verbetering te zetten.
Zelfstandig aan de slag
De TeamQ Methode biedt je een concrete ontwikkelroute om van experimenten naar beweging te komen. Hiermee kun je het team stapsgewijs helpen om ideeën om te zetten in concrete resultaten.
Adviesgesprek (1,5 uur) ter voorbereiding van de teamresultatensessie
Je bent goed voorbereid op het bespreken van de rapportage met je team. Samen met een expert krijg je concrete werkvormen en inzichten aangereikt om een effectieve en productieve teamsessie te organiseren.
Doorpakgesprek (adviesgesprek) na de sessie om de vervolgstappen te bepalen
Na de sessie ontvang je persoonlijk advies over de verdere ontwikkeling van het team. Dit helpt je om zelf gericht verder te werken aan de teamontwikkeling en voortgang te boeken.
Team Transformatie: Volledige begeleiding voor maximaal resultaat
Voor teams die de maximale impact willen bereiken, biedt dit uitgebreide pakket niet alleen de tools, maar ook volledige begeleiding. Een van onze TeamExperts begeleidt de resultaatsessie met het team en helpt jullie direct doorpakken naar concrete acties.
Ja, dit wil ik!
Vragenlijst: Team belevingsonderzoek
Een volledig inzicht in de dynamiek en samenwerking binnen het team, met duidelijke verbeterpunten om op te focussen.
Adviesgesprek ter voorbereiding van de teamresultatensessie
Je bent optimaal voorbereid om de teamresultaten te bespreken. Het gesprek met de expert zorgt ervoor dat een goed beeld krijgt van wat er in je team speelt en nodig is.
Begeleiding van de expert tijdens de teamresultatensessie
De expert begeleidt jou en je team tijdens de bespreking van de resultaten, wat zorgt voor diepere inzichten en effectievere opvolging. Je team wordt ondersteund bij het formuleren van experimenten en de borging van de ontwikkeling in de dagelijkse praktijk.
Doorpakgesprek na de sessie om de vervolgstappen te monitoren en bij te sturen
Je krijgt duidelijke handvatten om de verdere ontwikkeling van het team vorm te geven. Dit zorgt voor een duurzame voortzetting van de verbeteringen die tijdens de sessie zijn besproken.
