STAPPENPLAN 1: Huidige besluitvorming stapsgewijs verbeteren

Doel

Het benoemen van de sterke en zwakke elementen van het besluitvormingsproces en werken aan verbetering.

Stappen

1. Plan een evaluatiemoment van een uur.
2. Alle teamleden vullen de Checklist Effectieve Besluitvorming in.
3. Laat teamleden in kleine groepjes hun resultaten bespreken. 
4. Deel de conclusies van die gesprekken met het hele team. 
5. Bepaal met elkaar welke 2 elementen van het besluitvormingsproces jullie willen gaan verbeteren. 
6. Bepaal voor elk element hoe je dat zou kunnen doen. 
7. Bepaal wanneer je dit gaat uitproberen wanneer je het gaat evalueren. 

Voorbeelden van analyses en experimenten om besluitvorming te verbeteren

Team Financiën: Het team Financiën ervaart dat besluiten te vaak impliciet blijven. Besprekingen eindigen zonder duidelijk besluit of zonder dat duidelijk is wie iets gaat doen. Afspraken worden daardoor niet nagekomen, rapportages blijven liggen, en deadlines worden gemist.

Conclusies in het team: “Besluiten worden niet altijd expliciet gemaakt en taken niet verdeeld.”

Verbeterpunten die ze kiezen:

1. Besluiten altijd samenvatten én opschrijven aan het eind van elke meeting.
2. Een vaste afspraak invoeren: per besluit benoemen wie eigenaar is.

Afspraken:

1. Vanaf volgende vergadering meteen starten.
2. Na drie vergaderingen korte evaluatie inplannen (10 minuten agenderen).

Team P&O: Het team P&O is heel betrokken en denkt graag mee, maar blijft vaak hangen in discussie. Iedereen wil gehoord worden, waardoor besluiten uitblijven of veel te lang duren. Dit zorgt voor frustratie en stroperigheid.

Conclusies in het team: We blijven te lang hangen in discussies zonder afsluiting (“we praten veel maar hakken weinig knopen door”).

Verbeterpunten die ze kiezen:

1. In elk overleg een tijdslimiet per besluit: maximaal 10 minuten.
2. Beslissen via ‘good enough for now, safe enough to try’ als er geen grote bezwaren zijn.

Afspraken:

1. Volgende teamoverleg al proberen.
2. Na twee maanden korte evaluatie tijdens teamdag.

STAPPENPLAN: Oefenen met BOB

Doel

Het team leert om betere besluiten te nemen door het besluitvormingsproces op te knippen in drie overzichtelijke stappen: Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming.

Hierdoor:

• Voelt iedereen zich beter gehoord.
• Worden besluiten bewuster genomen.
• Is het voor iedereen duidelijk wat het besluit is en waarom het zo is genomen.

Stappenplan

Doorloop deze stappen in je teamoverleg bij een klein en concreet besluit.
Je zult merken dat het rust, duidelijkheid en meer draagvlak geeft.

Inleiding:

“We gaan zo een besluit nemen. We doorlopen samen drie stappen: eerst halen we op wat we weten, dan wat we ervan vinden, en pas daarna nemen we een besluit.

Het helpt om rust te brengen in het gesprek, maakt het besluit duidelijker, en zorgt ervoor dat iedereen zich beter gehoord voelt.”

 Stap 1: Beeldvorming – Wat weten we? (3-5 min)

Doel: Feiten en informatie verzamelen. Geen meningen of oplossingen nog.

Zeg als leider:

“We starten met beeldvorming: wat weten we tot nu toe over dit onderwerp? Alleen informatie, geen mening.”

Vragen die je kunt stellen:

• Wat zijn de feiten?
• Wat speelt er rondom dit onderwerp?
• Wat is er al geprobeerd?

Stap 2: Oordeelsvorming – Wat vinden we ervan? (5-10 min)

Doel: Meningen, gevoelens, zorgen en wensen ophalen.

Zeg als leider:

“Nu gaan we oordelen vormen: wat vinden we van wat we net gehoord hebben?”

Vragen die je kunt stellen:

• Wat vinden jullie belangrijk hierin?
• Waar maak je je zorgen over?
• Wat zou voor jou een goede oplossing zijn?

Stap 3: Besluitvorming – Wat spreken we af? (3-5 min)

Doel: Tot een besluit komen dat past bij de gedeelde beelden en oordelen.

Zeg als leider:

“Nu gaan we een besluit nemen, met de input van de vorige twee stappen.”

Opties voor besluitvormen:

• Doe een voorstel en vraag of iedereen ermee kan leven.
• Laat de groep stemmen op één van de genoemde opties.
• Kies als teamleider (als je het mandaat hebt), en leg uit waarom je kiest.

Sluit af met:

“Wat we dus besloten hebben is…”
“Wie voert het uit?”
“Wanneer evalueren we dit besluit?”

Afronding: reflectie op het proces (2 minuten)

“Hoe vonden jullie het om zo besluitvorming in drie stappen te doen?”
“Wat werkte goed en wat kunnen we de volgende keer beter doen?”

 Extra tips voor de teamleider:

• Oefen dit eerst met kleine, overzichtelijke besluiten.
• Wees niet bang om de stappen hardop te benoemen. Teams vinden dat vaak juist prettig.
• Zet het proces op papier of op de muur, zodat iedereen kan volgen waar je bent.

Voorbeeld uit de praktijk: Team Financiën en het BOB-besluit

Tijdens hun teamoverleg wilde Team Financiën een knoop doorhakken over het invoeren van een korte dagstart op maandag. Teamleider Sanne stelde voor om dit besluit te nemen via de BOB-methode. Ze zei:

“We nemen dit besluit in drie stappen: eerst halen we op wat we weten, dan wat we ervan vinden, en dan beslissen we. Zo blijft het overzichtelijk en voelt iedereen zich gehoord.”

Stap 1 – Beeldvorming
Sanne vroeg: “Wat weten we nu eigenlijk al?”
Er kwam naar voren dat het maandagochtend vaak rommelig begon, dat sommige collega’s al informeel met elkaar afstemden en dat er behoefte was aan meer overzicht. Alles werd kort op het scherm genoteerd.

Stap 2 – Oordeelsvorming
Daarna vroeg ze: “Wat vinden jullie hiervan?”
Floor vond een dagstart nuttig, maar wilde wel dat het kort bleef. Marco vond het lastig omdat hij vaak externe afspraken heeft op maandagochtend. Er ontstond een goed gesprek waarin iedereen zijn voorkeuren en zorgen uitsprak.

Stap 3 – Besluitvorming
Sanne vatte samen: “Wat we dus besloten hebben is: we starten vanaf volgende week met een dagstart op maandag om 9.00 uur, maximaal 15 minuten. Marco sluit aan wanneer hij kan, anders volgt hij via het teamkanaal.”
Ze schreef het besluit op, wees een eigenaar aan (Floor doet de eerste paar keer de opening), en plande een evaluatiemoment over drie weken.

Afronding
Tot slot vroeg Sanne: “Hoe vonden jullie dit werken?”
Het team was positief verrast: het gaf rust, iedereen kwam aan bod en het besluit voelde doordacht, zonder dat het lang duurde. 

STAPPENPLAN: Oefenen met Consentbesluitvorming

Doel

Relatief snelle en werkbare besluiten nemen, zonder te verzanden in eindeloze consensusgesprekken.

Stap 1: Zorg voor een helder voorstel

Vooraf of tijdens het overleg moet er een voorstel op tafel liggen. Een voorstel is een concrete actie of verandering die je wilt gaan doen.

• Schrijf het voorstel letterlijk op (bijv. op een flap, whiteboard of in de agenda).
• Houd het concreet: wie, wat, wanneer, waarom?
• Vraag: “Is het voorstel voor iedereen duidelijk?”
• Sta kort toe dat er verduidelijkingsvragen gesteld worden. Let op: nog geen meningen.

Stap 2: Vraag expliciet om bezwaren

Het kernprincipe is: we zoeken niet naar instemming, maar naar overwegende bezwaren.

• Stel de vraag: “Zijn er overwegende bezwaren tegen dit voorstel?”
• Leg eventueel uit: “Een bezwaar is niet ‘ik zou het liever anders doen’, maar ‘dit voorstel brengt risico’s met zich mee of werkt niet voor ons doel’.”

Stap 3: Bezwaren onderzoeken

Als er bezwaren zijn, benader die nieuwsgierig. Zie ze als waardevolle input om het voorstel sterker te maken.

• Vraag: “Wat maakt dit voor jou een bezwaar?”
• Vraag door: “Wat zou er voor jou nodig zijn om het wel werkbaar te maken?”
• Noteer het bezwaar en betrek het team bij het zoeken naar een oplossing of aanpassing.

Stap 4: Pas het voorstel aan (indien nodig)

Je hoeft het voorstel niet helemaal om te gooien. Kleine aanpassingen kunnen vaak al voldoende zijn.

• Werk met het team toe naar een aangepast voorstel dat het bezwaar wegneemt.
• Houd de focus: goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen.
• Beperk de aanpassingen tot wat écht nodig is.

Stap 5: Doe een tweede bezwarenronde

Controleer of het aangepaste voorstel nu voor iedereen acceptabel is.

• Vraag opnieuw: “Zijn er nog overwegende bezwaren tegen dit aangepaste voorstel?”
• Geen bezwaren? Dan is het besluit genomen.

Stap 6: Leg het besluit vast en plan evaluatie

Consent werkt goed in combinatie met evalueren: je neemt een besluit om iets te proberen, en kijkt daarna samen wat het oplevert.

• Noteer het besluit in duidelijke taal.
• Spreek af wanneer en hoe je gaat evalueren (bv. over 3 weken, tijdens teamoverleg).
• Benoem wie verantwoordelijk is voor uitvoering en terugkoppeling.

Voorbeelden

Het is maandagochtend. Team Productie staat in de kantine klaar voor het weekstartoverleg. Teamleider Alex wil iets nieuws proberen: de ochtendoverdracht korter en strakker maken. Hij heeft een voorstel voorbereid en hangt een A4’tje aan het whiteboard:

“Voorstel: we starten de ochtendoverdracht om 07:45. Maximaal 15 minuten. Eén iemand leidt de dagstart met 3 vaste vragen.”

Alex kijkt de groep aan. “Ik wil dit graag aan jullie voorleggen via consent. Dat betekent: we kijken of dit voorstel goed genoeg is voor nu en veilig genoeg om te proberen. We zoeken dus niet naar of iedereen het ermee eens is, maar of er overwegende bezwaren zijn.”

Hij neemt even de tijd om het voorstel kort toe te lichten. “Het idee is dat we met een korte en duidelijke overdracht sneller opstarten en minder tijd verliezen. De drie vragen zijn: Wat gaan we doen? Wat is belangrijk vandaag? Wat zijn bijzonderheden of risico’s?”

“Zijn er vragen over wat het voorstel precies inhoudt?” vraagt hij. Er komen een paar praktische punten:
– “Wie leidt dat dan elke dag?”
– “Hoe weten we zeker dat alles aan bod komt?”
Alex geeft antwoord: de voorman of -vrouw van de dag start, en de drie vragen zorgen voor structuur.

Dan stelt hij de kernvraag: “Zijn er overwegende bezwaren tegen dit voorstel?”

Er valt een korte stilte. Dan steekt Bart zijn hand op. “Ik vind het idee op zich prima, maar ik maak me zorgen over de nieuwe collega’s. Die hebben soms wat meer uitleg nodig aan het begin van de dag. Als we het inkorten, kunnen zij afhaken.”

Alex knikt. “Dank je wel, Bart. Belangrijke zorg. Wat zou voor jou helpen om dit toch te kunnen proberen?”

Bart denkt even. “Misschien als we dit eerst als pilot doen, een paar weken. En dat we voor nieuwe mensen een buddy koppelen die extra uitleg geeft.”

“Prima voorstel,” zegt Alex. Hij kijkt rond. “Zijn er bezwaren tegen deze aangepaste pilotvorm?”

Niemand reageert. Sterker nog, iemand zegt: “Lijkt me juist goed om het zo te proberen.”
Alex schrijft het besluit op het whiteboard: “Pilot: start overdracht om 07:45, max. 15 minuten, met buddy voor nieuwe collega’s. Evaluatie over 3 weken.”

Iedereen knikt. Ze gaan aan de slag.

STAPPENPLAN: Oefenen met Deep Democracy

Doel

Een gedragen besluit nemen waarbij ook minderheidsstemmen serieus worden genomen en, waar mogelijk, worden geïntegreerd.

Werkwijze

Wil je als teamleider besluiten nemen op een manier die zowel effectief als inclusief is? Dan kun je deze vijf stappen van Deep Democracy gebruiken. Dit helpt je om met het hele team tot een rijker en beter gedragen besluit te komen.

Stap 1 – Verzamel alle invalshoeken

Laat alle meningen, gevoelens en perspectieven op tafel komen.

• Begin met de vraag: “Wat vinden jullie van dit voorstel?” of “Welke gedachten of gevoelens roept dit bij je op?”
• Geef iedereen de ruimte om iets te zeggen, eventueel in een rondje waarbij iedereen één voor één spreekt.
• Let op: hier worden nog geen besluiten genomen, het gaat om luisteren en inventariseren.

Stap 2 – Zoek actief naar het andere geluid en verspreid dit

De meeste afwijkende meningen worden niet uit zichzelf uitgesproken. Jij als leider moet ze naar boven halen én zichtbaar maken in de groep.

• Stel vragen als:
  • “Wie heeft er een heel ander idee of gevoel?”
  • “Wie denkt er anders over dan wat we nu vooral horen?”
  • “Wie herkent het dat…” of “Wie voelt zich nog niet helemaal gehoord?”
• Als iemand een minderheidsstandpunt deelt, vraag dan wie zich erin herkent. Hand laten opsteken werkt hier het beste.
• Bijvoorbeeld: “Wie herkent wat Stefan zegt over het belang van informeel contact?”

Stap 3 – Zoek de wijsheid van de minderheid

Minderheidsstemmen wijzen vaak op iets wat nog niet meegenomen is in het besluit. Zoek naar het onderliggende belang.

• Vraag door: “Wat maakt dit voor jou belangrijk?” of “Wat zou het besluit sterker maken volgens jou?”
• Stel vervolgens de sleutelvraag: “Wat heb jij nodig om met dit besluit mee te kunnen gaan?”
• Zoek niet naar instemming, maar naar voorwaarden om het voorstel werkbaar te maken voor de minderheid.

Stap 4 – Integreer wat mogelijk is

Niet alles hoeft aangepast te worden, maar kijk welke elementen van het andere geluid je kunt verwerken in het besluit.

• Leg het aangepaste voorstel terug in de groep.
• Zeg bijvoorbeeld: “Wat als we het voorstel aanvullen met X, zodat ook het belang van Y wordt meegenomen?”
• Houd het besluit compact, maar duidelijk verrijkt met inzichten uit het team.

Als hier niet 100% ja op wordt gestemd, ga dan terug naar stap 2.

Voorbeelden van Team P&O die oefent met Deep Democracy

Dinsdagmiddag, 14:00 uur. Team P&O zit in de vergaderzaal. Op tafel ligt een thema dat al maanden doorsuddert: structureel thuiswerken. Sophie, de teamleider, heeft vooraf aangegeven dat ze vandaag echt een besluit willen nemen.

“Voordat we ergens instemmen of tegenstemmen,” zegt ze, “wil ik eerst alle meningen horen. Ook de twijfels. Dus ik wil jullie vragen om allemaal eerlijk te delen hoe je hierin staat.”

Ze begint met een ronde.
– Sarah is enthousiast: “Thuiswerken helpt me om beter te focussen. Eén dag in de week zou top zijn.”
– Jeroen sluit zich aan: “Efficiënter, minder reistijd, minder prikkels.”
– Anja aarzelt: “Ik snap het wel, maar ik ben bang dat de teamverbinding wegvalt.”
– Michel: “Voor mij maakt het niet uit, ik stem mee met wat de groep wil.”

Sophie schrijft mee op een flip-over. Dan vraagt ze: “Wie heeft een afwijkend gevoel dat we nog niet gehoord hebben?”

Iedereen kijkt naar Stefan. Hij schuift wat onrustig op zijn stoel. “Eerlijk? Ik vind het lastig. De sfeer die we hebben, die spontane afstemming, die verdwijnt als we structureel thuis gaan werken. En ik voel me dan echt meer een los eilandje.”

Sophie knikt. “Dank je wel dat je dat zegt. Kun je iets meer vertellen wat je precies mist?”

“Gewoon het informele praatje. Elkaar even aankijken. Dat soort dingen houden me verbonden met het team.”

Sophie vraagt: “Wat zou het voor jou makkelijker maken (variant op Wat heb je nodig om mee te gaan?) om tóch akkoord te gaan met één thuiswerkdag?”

Stefan denkt na. “Misschien als we elke donderdagochtend met z’n allen op kantoor starten. Gewoon een check-in moment, koffie erbij. Niet verplicht formeel, maar wel samen.”

Het team kijkt elkaar aan. Sarah zegt: “Ja, dat zou voor mij ook fijn zijn. Dan houden we verbinding.”
Jeroen: “Doen. Donderdagochtend samen, woensdag thuis.”

Sophie vat samen: “We nemen als team het besluit: iedereen mag woensdag thuiswerken, maar we starten elke donderdag fysiek samen op. Kan iedereen zich hierin vinden?”
Iedereen knikt. Stefan ook. “Ja, zo voelt het goed.”

Ze schrijven het besluit op en prikken een evaluatiemoment over twee maanden.