TeamQ Methode: van praten naar resultaten
Teams staan voor allerlei uitdagingen: vergaderingen die niet effectief zijn, besluitvorming die te lang duurt, onduidelijkheid over rolverdeling, en natuurlijk communicatie en het nakomen van afspraken. Dit framework biedt teams de mogelijkheid om zelfstandig te werken aan al deze thema’s, zonder constante begeleiding van buitenaf. Het is gebaseerd op bewezen theorieën en principes die teams helpen om effectief en gestructureerd verbeteringen door te voeren.
Management Samenvatting
Dit framework bestaat uit zes samenhangende principes die teams helpen om zelfstandig te werken aan elk thema: van vergaderingen en besluitvorming tot communicatie, samenwerking en rolverdeling.
- Autonomie geeft teams de ruimte om zelf te beslissen hoe ze willen verbeteren.
- Kleine stappen zorgen ervoor dat teams beheersbare veranderingen doorvoeren.
- Experimenteren helpt teams om door middel van korte, meetbare experimenten snel te leren wat wel en niet werkt.
- Psychologische veiligheid biedt een veilige omgeving waarin iedereen zijn stem kan laten horen.
- Feedback en reflectie zorgen ervoor dat teams leren van hun ervaringen en elkaar.
- Visual ondersteuning maakt taken en verantwoordelijkheden zichtbaar, wat zorgt voor transparantie en overzicht.
- Periodieke evaluaties houden het team scherp en in een continue verbetercyclus.
Met deze aanpak krijgen teams de tools in handen om stap voor stap zelfstandig te werken aan elk belangrijk thema binnen hun team.
Framework voor duurzame ontwikkeling van teams
Zelf aan het Stuur
Of het nu gaat om betere vergaderingen, snellere besluitvorming, of heldere rolverdeling: teams werken beter wanneer ze zelf beslissingen kunnen nemen. Dit idee komt uit de Zelfdeterminatietheorie (Self-Determination Theory), die stelt dat mensen gemotiveerder zijn als ze autonomie ervaren.
In dit framework krijgen teams de tools om zelf aan de slag te gaan met verschillende thema’s. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf bepalen welke vergaderstructuren ze willen gebruiken, welke beslismethoden het beste bij hen passen, en hoe ze rollen en verantwoordelijkheden verdelen. Deze autonomie vergroot de betrokkenheid van teamleden en maakt hen eigenaar van hun eigen proces.
Kleine Stappen
Een belangrijke theorie in dit framework is de Theorie van Kleine Successen (Small Wins Theory). Deze theorie stelt dat teams beter leren en veranderen door kleine, beheersbare stappen te zetten in plaats van in één keer grote veranderingen door te voeren.
In het framework moedigen we teams aan om klein te beginnen. Bijvoorbeeld door één aspect van hun vergaderingen te veranderen, zoals het beperken van de tijd, of door een nieuw besluitvormingsproces voor een beperkte periode uit te proberen. Deze kleine stappen zorgen ervoor dat teams niet overweldigd raken en kunnen voortbouwen op hun successen.
Experimenteren
In het framework speelt experimenteren een centrale rol, geïnspireerd door de Lean Startup-methode en de Growth Mindset-theorie. Het idee achter experimenteren is dat teams door in korte cycli te werken snel kunnen leren en zich gemakkelijk kunnen aanpassen. Experimenteren neemt de druk weg om alles in één keer perfect te doen, omdat elk experiment gericht is op leren en verbeteren, in plaats van meteen succes te moeten behalen.
In het framework wordt experimenteren aangemoedigd op elk thema. Teams kunnen kleine experimenten opzetten om bijvoorbeeld hun besluitvormingsproces te verbeteren of een nieuwe rolverdeling te testen. Na een korte periode reflecteert het team op het resultaat: “Wat hebben we geleerd van dit experiment? Wat moeten we de volgende keer anders doen?” Dit proces van iteratief leren helpt teams om zich stap voor stap te verbeteren.
Stappen om te Experimenteren:
- Identificeer een uitdaging: Kies een thema, zoals vergaderingen verbeteren, besluitvorming versnellen of de rolverdeling verduidelijken.
- Formuleer een hypothese: Wat denkt het team dat kan helpen? Bijvoorbeeld: “Als we onze vergaderingen inkorten tot 30 minuten, worden ze productiever.”
- Ontwerp een experiment: Probeer deze nieuwe aanpak gedurende één of twee weken uit zonder de hele structuur van het team te veranderen.
- Evalueer het experiment: Bespreek wat werkte en wat niet, en hoe het experiment kan worden verbeterd.
- Pas aan en herhaal: Ga door met nieuwe experimenten of verfijn het oorspronkelijke idee.
Voorbeeld: Experiment om Vergaderingen te verbeteren
Vergaderingen vormen vaak het hart van de samenwerking in een team, maar als ze inefficiënt zijn, kunnen ze een bron van frustratie worden. Dit is een voorbeeld van een experiment die je doorloopt om de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren door de tijdslimiet en structuur te veranderen. Het doel is om het team meer focus te geven, tijd te besparen en sneller resultaten te bereiken.
Stap 1: Identificeer een uitdaging
- Het team merkt dat hun vergaderingen vaak uitlopen en niet altijd efficiënt verlopen. Discussies duren te lang en er is vaak geen duidelijke afsluiting.
Stap 2: Formuleer een hypothese
- “Als we de vergaderingen beperken tot 45 minuten en een vaste agenda hanteren, worden ze productiever en behalen we meer resultaten.”
Stap 3: Ontwerp een klein experiment
- De komende twee weken hanteert het team een strikte tijdslimiet van 45 minuten per vergadering. Er wordt een agenda opgesteld en gedeeld vóór de vergadering. Elke agendapunt krijgt een tijdslimiet.
Stap 4: Evalueer en reflecteer
- Na twee weken reflecteert het team: “Hebben we meer bereikt tijdens de vergaderingen? Zijn we effectiever geworden in het bespreken van belangrijke punten?”
Stap 5: Pas aan en herhaal
- Als de vergaderingen productiever waren, kan het team deze aanpak uitbreiden. Zo niet, dan kan het team experimenteren met kortere vergaderingen of andere agendaprioriteiten.
Voorbeeld: Experiment om Besluitvorming te versnellen
Besluitvorming kan een stroef proces zijn, vooral wanneer discussies te lang duren en niemand echt de knoop doorhakt. Dit experiment richt zich op het versnellen van dat proces door een stemmingsmethode te introduceren. Het helpt teams om sneller beslissingen te nemen en meer ruimte te creëren voor actie en voortgang.
Stap 1: Identificeer een uitdaging
- Het team heeft moeite met het snel nemen van beslissingen. Discussies blijven hangen, en besluiten worden vaak uitgesteld tot volgende vergaderingen.
Stap 2: Formuleer een hypothese
- “Als we een stemmingsproces invoeren waarbij iedereen binnen 5 minuten zijn stem uitbrengt, kunnen we sneller knopen doorhakken.”
Stap 3: Ontwerp een klein experiment
- Voor de komende drie beslissingen gebruikt het team een nieuw stemmingsproces: na een korte discussie (max. 10 minuten) brengen alle teamleden hun stem uit. Het besluit wordt genomen op basis van de meerderheid van stemmen.
Stap 4: Evalueer en reflecteer
- Na het derde besluit reflecteert het team: “Heeft dit stemmingsproces ons geholpen om sneller besluiten te nemen? Waren de besluiten helder en gedragen door het team?”
Stap 5: Pas aan en herhaal
- Als het proces werkt, kunnen ze het verder ontwikkelen. Werkt het niet, dan proberen ze bijvoorbeeld een andere methode zoals consensusbesluiten binnen een beperkte tijd.
Voorbeeld: Experiment om rolverdeling te verduidelijken
In elk team kan er na verloop van tijd verwarring ontstaan over wie waarvoor verantwoordelijk is. Taken overlappen, sommige verantwoordelijkheden blijven liggen, en teamleden weten niet altijd wie ze moeten aanspreken voor specifieke taken. Dit experiment helpt teams om duidelijkheid te creëren door alle rollen en verantwoordelijkheden visueel in kaart te brengen. Door samen de huidige situatie te schetsen, ontdekt het team waar de gaten of de overlap zitten, en kunnen ze de rolverdeling aanpassen om effectiever te werken.
Stap 1: Identificeer een uitdaging
- Teamleden hebben onduidelijkheid over hun verantwoordelijkheden. Dit leidt tot dubbel werk en verwarring over wie welke taak moet uitvoeren.
Stap 2: Formuleer een hypothese
- “Als we de huidige rollen en verantwoordelijkheden op een visuele manier in kaart brengen en specificeren, krijgen we meer duidelijkheid en kunnen we taken beter verdelen.”
Stap 3: Ontwerp een klein experiment
- Het team maakt samen een visuele weergave (bijvoorbeeld een mindmap of matrix) van alle taken en verantwoordelijkheden. Elk teamlid vult in waar hij of zij momenteel verantwoordelijk voor is, en waar overlap of onduidelijkheid is.
Stap 4: Evalueer en reflecteer
- Na het opstellen van de visuele weergave bespreekt het team: “Hebben we nu meer inzicht in onze verantwoordelijkheden? Wat kunnen we verbeteren of verschuiven om de rolverdeling duidelijker te maken?”
Stap 5: Pas aan en herhaal
- Als de kaart duidelijkheid brengt, kan het team verantwoordelijkheden officieel vastleggen en aanpassen waar nodig. Als er nog onduidelijkheden zijn, kan het experiment worden herhaald of verfijnd.
Psychologische Veiligheid: Durf te Falen
Verbeteringen aanbrengen kan alleen als teamleden zich veilig genoeg voelen om te experimenteren en fouten te maken. De theorie van psychologische veiligheid van Amy Edmondson laat zien dat teams beter presteren als iedereen zich vrij voelt om hun mening te geven, vragen te stellen en fouten toe te geven zonder angst voor negatieve gevolgen.
In ons framework is psychologische veiligheid essentieel, vooral bij experimenten. Het team moet zich veilig voelen om nieuwe dingen uit te proberen en van die experimenten te leren, ook als het resultaat niet direct succesvol is. Reflectietools en evaluatiemomenten zijn ontworpen om deze open en veilige sfeer te bevorderen. Zo kunnen teamleden zonder oordeel spreken over wat wel of niet werkte.
Voorbeeld: De Gestructureerde Rondvraag
Op elk moment dat je in het team informatie naar boven wilt halen, kun je de Gestructureerde Rondvraag inzetten. Elk teamlid krijgt hier de kans om kort te delen wat hij of zij van een onderwerp, vraag of besluit vindt. Spelregels hierbij zijn (1) dat je niet op elkaar reageert, (2) dat je 1x de beurt krijgt en (3) dat iedereen iets deelt.
Waarom creëert dit psychologische veiligheid?
Gelijke Spreektijd: In een gestructureerde rondvraag krijgt elk teamlid gelijke tijd en ruimte om te delen wat hij of zij te zeggen heeft. Dit creëert een gevoel van gelijkwaardigheid en laat zien dat ieders input even belangrijk is.
Kwetsbaarheid toestaan: Het expliciet uitnodigen van gevoelens en persoonlijke ervaringen helpt teamleden om kwetsbaarheid te tonen zonder angst voor afwijzing of oordeel. Dit verlaagt de drempel om moeilijke onderwerpen te bespreken, wat cruciaal is voor psychologische veiligheid. Stimuleer openheid door als voorzitter van het rondje zelf als eerste te starten en kwetsbaarheid te tonen in je antwoord.
Respect voor emoties: De methode benadrukt dat gevoelens en persoonlijke omstandigheden belangrijk zijn voor het werk, wat respect toont voor de volledige mens achter de collega. Dit creëert vertrouwen dat emoties en zorgen niet worden weggelachen of genegeerd.
Achterliggende gedachte: Psychologische veiligheid ontstaat wanneer mensen zich kwetsbaar kunnen opstellen zonder bang te zijn voor negatieve gevolgen. Door regelmatig ruimte te maken voor persoonlijke updates, zien teamleden dat het veilig is om emoties en zorgen te delen, wat het vertrouwen en de verbondenheid versterkt.
Voorbeeld: De “Probeer-en-Reflecteer”-Cyclus
Evalueer aan het einde van elke experimentele periode de resultaten aan de hand van een paar vaste vragen:
- Wat hebben we geprobeerd?
- Wat ging er beter door dit experiment?
- Wat moeten we aanpassen in het volgende experiment?
Hoe draagt het bij aan het framework?
- Leren door te doen: Het doel van experimenteren is ervaren wat werkt. Het uitgangspunt is daarom: Een experiment slaagt altijd, als je er iets van leert.
- Iedereen draagt bij aan leren: Het geeft iedereen de ruimte om bij te dragen aan het gesprek over wat ze hebben ontdekt, zonder het gevoel te hebben dat fouten maken negatief is. Dit bevordert openheid en een groeimindset.
- Bouwen op kleine successen: Door kleine overwinningen te bespreken, groeit het team in vertrouwen en durven ze steeds meer te experimenteren.
Toegevoegde waarde: Deze cyclus benadrukt dat experimenteren een normaal onderdeel van werken is. Het team leert collectief door samen reflectie te integreren in het proces, wat de psychologische veiligheid verhoogt en samenwerking bevordert.
Leren van Ervaringen
Een ander belangrijk onderdeel van het framework is de kracht van feedback. Volgens de Toepasbare Feedback Theorie leren teams het meest wanneer feedback specifiek, direct en toepasbaar is. Dit helpt hen om concreet gedrag te verbeteren.
Daarom moedigen we in het framework regelmatige reflectiemomenten aan. Teams nemen de tijd om terug te kijken op wat goed ging en waar verbeteringen mogelijk zijn. Of het nu gaat om vergaderingen, besluitvorming of samenwerking, door deze reflectie ontstaat er continu ruimte voor aanpassingen en verbetering.
Bijvoorbeeld, na een experiment om de vergaderduur te beperken tot 30 minuten, kan het team reflecteren op de vraag: “Heeft deze aanpak onze vergaderingen effectiever gemaakt?” Hierdoor kunnen ze snel leren van hun ervaringen en beslissen hoe ze verder willen gaan.
Visuele ondersteuning
Een van de krachtigste manieren om teams te helpen zelfstandig te werken, is door hun werk visueel te maken. Visual management, een concept uit de Lean-methodologie, helpt teams om processen, taken en voortgang helder te krijgen door ze zichtbaar te maken op borden of in digitale tools zoals Trello.
Met een scrumbord kunnen teams bijvoorbeeld zowel hun taken als de rolverdeling en besluitvorming in kaart brengen. Dit creëert overzicht en maakt het voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taak en wat de status van de voortgang is. Door visueel te werken, kunnen teams problemen sneller signaleren en direct actie ondernemen.
Voorbeeld: Indeling van het Scrumbord voor Teamontwikkeling
Kolom 1: Wensenlijstje
- Doel: Hier komen alle ideeën waar je als team eventueel aan zou willen werken. Loop je in de dagelijkse praktijk ergens tegenaan? Zet het op het wensenlijstje! Dit maakt het makkelijk om werk in te plannen op basis van prioriteit.
Kolom 2: In uitvoering
- Doel: Experimenten en acties die momenteel door teamleden worden opgepakt, komen in deze kolom. Zo houd je overzicht en weet je waar aan gewerkt wordt. Het houdt “werken aan het team” in het bewustzijn van het team.
Kolom 3: Evalueren
- Doel: Hier komen experimenten en acties die zijn afgerond, maar die nog moeten worden besproken.
Kolom 4: Klaar
- Doel: Alle voltooide experimenten en acties worden hierheen verplaatst. Het geeft het team een gevoel van vooruitgang en voltooiing. Het visualiseert wat het team al heeft bereikt en zorgt voor een overzicht van succesvol afgeronde taken.
Continu Verbeteren
Elk team heeft baat bij regelmatige evaluaties om te blijven groeien. In dit framework worden periodieke evaluaties ingebouwd, waarin teams de voortgang van al hun thema’s bespreken, van communicatie en vergaderingen tot besluitvorming en rolverdeling. Dit houdt teams scherp en zorgt ervoor dat ze niet terugvallen in oude patronen.
Door deze evaluaties blijven teams in een continue cyclus van verbetering, waar experimenteren, feedback en reflectie deel uitmaken van de dagelijkse praktijk.
Reflectievragen voor Experimenten
1. Doel van het experiment: Wat was het doel van dit experiment en hebben we dat doel (al) bereikt? Waarom wel of niet?
2. Geleerde lessen: Wat hebben we geleerd van dit experiment?
3. Wat willen we vasthouden? Welke aspecten van het experiment waren waardevol en willen we blijven gebruiken?
4. Wat willen we aanpassen? Hoe kunnen we het experiment verbeteren voor een volgende keer?
Conclusie
Door als team te kiezen voor kleine, haalbare stappen in plaats van grootschalige veranderingen, creëer je een cultuur van continu leren en verbeteren. Het geheim van groei zit in het vermogen om flexibel te blijven en je aan te passen op basis van experimenten en evaluaties. Kleine successen versterken het eigenaarschap binnen het team en zorgen voor meer betrokkenheid en motivatie. Door deze aanpak te integreren in de dagelijkse werkwijze, kan jouw team duurzaam presteren en voortdurend in beweging blijven. De kracht van experimenteren en reflecteren maakt het verschil.
TeamQ TeamBelevingsonderzoek
Wil je weten hoe jouw team ervoor staat op de 4 dimensies van effectieve teams? Ga dan direct aan de slag. Vul hier je naam en e-mailadres in en wij sturen je een link waarmee je ons TeamBelevingsonderzoek voor jezelf kan invullen.
Check
it out!
Auteur: Thijs Rijnbergen, MSc
Over de auteur
Thijs Rijnbergen is opgeleid als Organisatiepsycholoog. Hij is gespecialiseerd in het ontwikkelen van teams en organisaties. Hij begeleidt teams en leiders in het vinden van hun weg naar autonomie en eigenaarschap.
Thijs is samen met Jaco van der Schoor auteur van Tools voor Teams.
Hij combineert verschillende opleidingen waaronder Transactionele Analyse, Deep Democracy (Level 4), Systemisch werken, Holacracy Practitioner en Sociocratie 3.0 om aan te sluiten bij de structuur, cultuur en dynamiek van de organisaties die hij begeleidt.
